Организуй себя - Каунт Джон. Страница 9

· Делайте заметки о частоте, с которой задачи, которых вы избегали, оказываются менее тяжелыми, чем они вам представлялись. Используйте эти заметки как справочный материал с тем, чтобы преодолевать беспокойство при решении таких задач в будущем.

· Старайтесь отдавать себе отчет в том, когда ресурсов, находящихся в вашем распоряжении, достаточно для хорошей работы. Не стремитесь к достижению чрезмерного совершенства при выполнении той или иной задачи.

· Воздавайте себе должное за выполнение трудных задач.

· Постарайтесь поискать более легкие способы, как подступиться к тем задачам, приступить к выполнению которых для вас затруднительно. Главное здесь — определиться с чего начать.

· Перед решением трудных задач делите их на более мелкие с тем, чтобы они не пугали вас своей сложностью и объемами.

· Если конечные сроки выполнения задач не определены, установите свои собственные сроки для их выполнения.

ПРАКТИКУМ — СПРОСИТЕ СЕБЯ:

· Что представляют собой задачи, решение которых я постоянно откладываю?

· Каковы причины отсрочки их выполнения? (Причины могут меняться в зависимости от задач.)

· Какую обычно стратегию я могу применить для того, чтобы преодолеть мою склонность к отсрочке выполнения задач?

Соблюдение конечных сроков

Существует пять основных причин несоблюдения конечных сроков решения задач:

· Конечный срок решения задачи нереален с самого начала.

· Конечный срок решения задачи неправильно спланирован.

· Лицо, ответственное за соблюдение срока решения задачи, по каким-либо причинам не имеет возможности приступить к ее решению.

· Лицо, ответственное за соблюдение срока решения задачи, не может этого сделать из-за того, что его подвели другие.

· Лицо, ответственное за соблюдение срока решения задачи, расходует больше времени на ее выполнение, чем это необходимо.

Образ действия при выполнении задач с нереальными конечными сроками

Наилучшим временем воспрепятствовать назначению нереального конечного срока решения задачи является момент ее постановки с указанием времени на ее выполнение. Оставляя решение данного вопроса на потом, вы рискуете создать о себе впечатление как о чело веке, не могущем должным образом справиться с поставленной ему задачей. Если у вас складывается впечатление, что поставленный вам конечный срок решения задачи нереален, постарайтесь подвести доказательную базу под нереальность указанного вам срока, вместо того чтобы сразу наотрез отказаться от ее выполнения. Постарайтесь освоить позитивный метод решения проблем. Установите для себя этапы, которые необходимо соблюсти для своевременного выполнения поставленной задачи; проведите анализ наличия других путей преодоления затруднений, например: наличие дополнительных ресурсов, которые позволят вам соблюсти требуемые сроки или наличие возможности пересмотреть конечный срок выполнения поставленной задачи. К сожалению, конечные сроки выполнения задач редко ставятся в идеальных условиях. Таким образом, если шкала времени на выполнение того или иного проекта при рассмотрении его в отрыве от других задач на первый взгляд кажется разумной, существует вероятность того, что в процессе выполнения данного проекта возникнут помехи для выполнения других заданий, которые также имеют свои собственные конечные сроки выполнения. Молено предложить один из видов тактики, к которому вы можете прибегнуть в этом вопросе, он состоит в том, чтобы спрашивать у лица, указывающего вам конечный срок выполнения задачи, следует ли считать поставленную им задачу более важной, чем те задачи, которые \уже стоят перед вами и имеют свои конечные сроки выполнения. Если его ответ будет положительным, вам следует снова задать вопрос о том, выполнение какой конкретной задачи вам следует отложить, чтобы соблюсти конечный срок выполнения задачи, поставленной вам этим лицом. Решить эту проблему при работе на нескольких начальников, по всей вероятности, будет затруднительно. Общая тенденция в этом вопросе такова, что люди менее почтительно относятся к срокам выполнения задач, устанавливаемым другими, чем к своим собственным.

В некоторых обстоятельствах могут назначаться нереальные сроки выполнения задач, пересмотр которых не может являться предметом обсуждений. Они могут являться результатом требований иностранных компаний, регулирующих органов или клиентуры. Если такое произойдет, единственное правильное решение в этом случае будет заключаться в пересмотре других требований к вашему рабочему времени с тем, чтобы высвободить достаточный промежуток времени для соблюдения вышеупомянутого конечного срока. Еще раз хочу повториться, это следует сделать как можно раньше, чтобы у вас оставалось достаточно времени для внесений изменений.

Перед началом работы следует убедиться, насколько вам доподлинно ясно, что от вас требуется, какие ресурсы находятся в вашем распоряжении и к какой дополнительной поддержке вы можете прибегнуть в случае необходимости. Несоблюдение этих требований является основной причиной нарушения конечных сроков выполнения задач.

Планирование с целью соблюдения конечных сроков

Итак, предположим, что вы согласились с установленным конечным сроком реализации задачи. Теперь вам следует спланировать выполнение этой работы. Разделите всё задание или проект на серии этапов, которые приведут вас к успешному выполнению всего задания, и попытайтесь определить, какое количество времени уйдет на выполнение каждого этапа. Рассчитайте количество рабочих дней, необходимое для выполнения всего задания, начиная с даты его получения и заканчивая датой его полного завершения. Затем определите, что вам следует делать каждую неделю (или каждый день, если вы имеете дело с близким конечным сроком) с тем, чтобы успешно справиться с поставленной задачей. Оставьте для себя резерв времени, достаточный для решения внезапно возникающих задач и неожиданных отсрочек. Кроме того, проверьте, учли ли вы при оценке времени, необходимого для выполнения каждого этапа поставленной задачи, что у вас, помимо вышеупомянутого поручения, имеются и другие обязательства, законно претендующие на ваше время.

Работая над претворением в жизнь проекта, используйте конечные точки для отметки каждого выполненного этапа. Они будут служить вам своего рода вехами, с помощью которых вы сможете следить за своим продвижением вперед и иметь постоянное представление о том, в правильном ли направлении вы движетесь. Кроме того, они являются прекрасным инструментом, поддерживающим вашу мотивацию. Если на каком-то этапе вы поймете, что движетесь быстрее графика, постарайтесь не расслабляться и не снижайте темпа. Используйте выигранное таким образом время, чтобы обеспечить некоторую дополнительную гибкость на конечном этапе выполнения проекта. Конечные элементы проекта зачастую незаслуженно недооцениваются.

Невозможность приступить к работе

Несовершенное планирование часто сопровождается именно этим недостатком. Причины такого положения могут заключаться в вашей неуверенности в том, обладаете ли вы всем объемом необходимой информации, чтобы приступить к осуществлению поставленной задачи, или же в том, что конечная дата решения задачи кажется вам необозримо далекой. Здесь надо действовать следующим образом. Постарайтесь убедить себя в том, что у вас больше, чем достаточно времени для выполнения стоящей перед вами задачи, и сделайте все возможное, чтобы приступить к ее реализации как можно скорее. Зачастую люди задерживаются со стартом из-за неуверенности в своих способностях довести начатое дело до конца или же из-за того, что не знают, как к нему подступиться. Если вас мучают именно эти сомнения, отбросьте их в сторону и принимайтесь за дело с любой точки, которая, как вам кажется, является наиболее прямым путем к выполнению вышеупомянутой задачи. Импульс, который вы при этом почувствуете, обычно перевешивает все недостатки, проистекающие из трудностей, возникающих вследствие задержек на том или ином этапе выполнения проекта.