Нешаблонное мышление. Проверенная методика достижения амбициозных целей - О`Киффи Джон. Страница 40

Ненужные служебные записки продолжают множиться, несмотря на появление все новых средств коммуникации. В 1980 году в Великобритании было использовано 20,1 млрд листов бумаги формата А4. В 1995 году уже 103,5 млрд – умопомрачительная цифра!

Раковая опухоль компаний

Посмотрим, что происходит с одной-единственной служебной запиской и каким образом она мешает компании в полной мере реализовать свои возможности. Можно выделить девять способов, посредством которых служебная записка пожирает время и способности составляющих ее людей.

1. Составление.

2. Рассылка по нескольким адресатам.

3. Копирование для начальника.

4. Копирование для подчиненных.

5. Копирование для остальных сотрудников компании.

6. Изучение.

7. Повторное копирование.

8. «Для официального оглашения».

9. Ответ.

Составление

Составление служебной записки отнимает время и силы, которые можно потратить с большей пользой. Творческое мышление невозможно во время письма. Ваш мозг заполнен мыслями о структуре, порядке, стиле и занят поиском доказательств. К тому же вы должны найти информацию, подтверждающую ваши мысли. В наш век информационного загрязнения легко найти данные, подтверждающие любую точку зрения и любую идею.

Однако сам процесс составления служебной записки – это лишь верхушка айсберга, воздействующего на всю компанию.

Рассылка по нескольким адресатам

Это обычная причина распространения болезни. Обращение к нескольким адресатам часто оказывается непродуктивным. Все они чувствуют себя обязанными ответить, дублируют друг друга, и часто все заканчивается полной неразберихой.

Копирование для начальника

Это вызывает еще больше неудобств и беспорядка. Ваша служебная записка курсирует туда-сюда.

Копирование для подчиненных

То же самое, только в обратном порядке.

Копирование для сотрудников

И вновь все заканчивается неразберихой. Копии делаются только для того, чтобы никто не чувствовал себя забытым.

Изучение

Вы думаете, что служебные записки нужно изучать, а не читать. Это очень тяжелая работа. Чем записка длиннее, тем труднее ее изучить – как объемное домашнее задание в школе. Это занятие отупляет.

Повторное копирование

Очень часто из адресов рассылки непонятно, должна ли служебная записка циркулировать по ограниченном кругу или быть доступна всем, кого касается ее содержание.

Большинство останавливаются где-то посередине. Поэтому получатель служебной записки предполагает, что она должна быть разослана всем, связанным с затронутой проблемой, находит несколько человек, не получивших документа, и еще раз размножает его.

«Для официального оглашения»

Эта пометка повышает вероятность появления ответных служебных записок. Даже если в записке косвенно критикуется их деятельность или случайно затрагиваются их интересы, люди чувствуют себя обязанными ответить. В противном случае 5 или 15 % неточностей, содержащихся в вашей служебной записке, обречены считаться истиной – они зафиксированы на бумаге.

Многие люди считают истиной все, что попало в печать. В устном обсуждении все обстоит иначе – вы часто оставляете без ответа некоторые утверждения, с которыми не согласны, поскольку они не имеют решающего значения. Вы не можете себе позволить тратить время на исправление всех мелочей, с которыми не согласны. Однако в письменном виде они перестают быть мелочами. Теперь это документ.

Ответ

Получатели служебной записки садятся сочинять ответ, и весь процесс повторяется. Это происходит с каждым получателем.

Хождение по кругу

Болезни, свойственные служебным запискам, формируют концентрические круги деятельности, которые повторяются до тех пор, пока предмет рассмотрения не исчерпает себя. Дополнительные вторичные круги формируются каждым получателем исходной служебной записки (рис. 9.1).

Рис. 9.1. Порочные круги циркуляции служебных записок

Все вышеизложенное в равной, если не в большей, степени применимо и к электронной почте. Это ведет к усилению информационного загрязнения и к засорению коммуникационных артерий компании.

Формирование глубокой неудовлетворенности совещаниями и служебными записками

Вы еще не почувствовали недовольство, что впустую тратите свое время на совещания и служебные записки? Вы действительно хотите оставаться тем же равнодушным бюрократом? Вам не стыдно, что вы участвуете во всей этой бессмысленной деятельности и что вам в голову не приходила мысль изменить ситуацию?

Возможно, вы настолько смущены, что заняли оборонительную позицию. То, чему вы посвятили столько времени и сил, просто не может быть бесполезным.

Тем не менее не стоит забывать о синдроме под названием «все хозяева домашних животных похожи на своих питомцев». Заняв оборонительную позицию, вы начинаете искать примеры, подтверждающие полезность привычной деятельности. Попробуйте изменить свое поведение. В течение следующих недель ищите примеры бесполезной траты времени и сил на совещания и служебные записки. Вы придете в ужас от их количества!

Три новых инструмента

Чем же заменить привычные виды деятельности? Существует три новых средства, которыми вы – как индивидуально, так и в составе коллектива – можете заменить действия и болезни, отнимающие у вас время и силы. Прежде чем обратиться к ним, рассмотрим синдром видеомагнитофона. Некоторые люди, особенно старшего возраста, считают, что эти инструменты им не подходят – они представляются им чем-то новомодным. Это ограничивающая установка. Вместо нее нужно взять на вооружение альтернативный принцип – учиться никогда не поздно.

Синдром кабельного телевидения

Название этого синдрома связано с тем, что во многих семьях родители не умеют программировать доступ к тем или иным каналам и просят об этом детей. Чем лучше справляются с делом дети, тем выше вероятность, что родители никогда не научатся этому искусству.

Проблема состоит в том, что детям можно смотреть не все видеофильмы. Уже изобретен специальный V-чип (от англ. violence – насилие), который распознает сцены насилия и может играть роль цензора, отсеивая неподходящие для детей фильмы. Однако на практике такая микросхема не будет эффективной, поскольку дети более искусны в поисках методов ее отключения, чем родители в методах ее установки. Родители уступили контроль детям из-за своей неспособности идти в ногу со временем.

Не отвергайте новых средств – с их помощью можно получить дополнительные преимущества. Они совсем просты.

Некоторые доступны даже восьмилетним детям. Учиться никогда не поздно!

Мышление с помощью метода «шести шляп»

Попробуйте взглянуть на свои регулярные встречи с сотрудниками, называемые совещаниями, как на сеанс совместного мышления. Затем попробуйте применить метод «шести шляп», впервые предложенный Эдвардом де Боно.

Метод «шести шляп» настолько прост – хотя очень эффективен, – что его можно объяснить буквально в нескольких словах. Цель метода заключается в том, чтобы настроить мышление всех участников на одну волну и обеспечить организованное переключение этих волн. Это позволяет одним махом избавиться от большинства присущих совещаниям болезней. Предложенный метод – прямая противоположность тому, что, как правило, происходит на ваших совещаниях. Вероятно, один из присутствующих высказывает основанное на фактах предложение, другой может использовать случай из жизни, чтобы обосновать свою мысль, третий выдвигает возражения. Кто-то приводит факты в его поддержку, кто-то ссылается на интуицию, а кто-то выдвигает предложение упорядочить весь процесс дискуссии.