Зарабатывайте столько, сколько вы стоите - Трейси Брайан. Страница 24

Эксперты по тайм-менеджменту считают, что использование перечня дел с первого же дня повышает производительность на 25 процентов. Люди, работающие с максимальной эффективностью, всегда ведут подобные записи и сверяются с ними в ходе работы.

Градация приоритетов

Я предлагаю вам один из самых лучших методов определения приоритетов, который помогает эффективно экономить время. Его преимущество заключается в чрезвычайной простоте применения.

Чтобы удвоить производительность в любой сфере жизни, необходимо определить среди всех своих задач самую ценную, а затем заставить себя выполнить ее до конца. Весь тайм-менеджмент строится на том, чтобы помочь вам еще до начала работы выявить самое важное из всех дел.

Приоритет задачи в каждый данный момент времени зависит от того, какие потенциальные последствия имеет ее выполнение (или невыполнение). Важным следует считать то дело, которое будет иметь самые серьезные последствия. Все преуспевающие люди отличаются тем, что в ходе планирования постоянно думают о последствиях своих действий.

Предлагаемый вам метод градации приоритетов АБВГД должен применяться перед тем, как вы беретесь за работу. Внимательно проанализируйте составленный вами перечень мероприятий и поставьте напротив каждого пункта соответствующую букву в зависимости от его значимости.

Что важно, а что не важно

Буквой А пометьте самые важные дела, то есть те, выполнение (или невыполнение) которых будет иметь самые серьезные последствия.

Буква Б служит для обозначения мероприятий, которые следовало бы выполнить, но которые не имеют такой степени важности, как А. Их выполнение (или невыполнение) также повлечет за собой определенные последствия, но не слишком значительные и непродолжительные.

Буквой В обозначаются дела, которые хорошо было бы сделать, хотя они не влекут за собой вообще никаких последствий, например позвонить другу, сходить попить кофе, почитать газету, поболтать с коллегами. Все это, конечно, хорошо и приятно, но никак не скажется на карьере и успехе.

Соблюдайте правила

Основное правило заключается в том, что нельзя браться за дела Б, не доведя до конца дела А. Точно так же нельзя приступать к делу В, если не завершено хоть одно дело Б. Здесь требуется определенная самодисциплина.

В категорию Г входят дела, которые можно делегировать, так как другие работники справятся с ними не хуже, чем вы. Вы должны делегировать максимум дел, чтобы освободить больше времени и сосредоточиться на делах А.

Наконец, буквой Д обозначаются дела, от которых необходимо отказаться. У них настолько низкий приоритет, что их невыполнение не будет иметь никакого значения. Такой подход сильно упрощает вашу жизнь и освобождает достаточно времени для более важных задач.

Распределив все мероприятия в списке по вышеуказанным категориям, расставьте приоритеты для тех дел, которые вы обозначили буквой А. Самое важное из них обозначьте А1, второе по значимости – А2 и т. д.

Сразу же после этого приступайте к задаче А1 и не останавливайтесь, пока ее не выполните. Одна только простая формула АБВГД способна удвоить вашу производительность.

Срочные и важные дела

Все задачи, которые вы решаете в течение дня, можно разбить на четыре группы по степени их важности и срочности.

К первой группе относятся срочные и важные дела. Иногда за них приходится браться немедленно. Срочность и важность таких дел, как, например, телефонные звонки, совещания, встречи с клиентами и чрезвычайные мероприятия, определяют чаще всего другие люди. Это неизбежные реалии работы. Такие задания нельзя отложить без серьезных последствий. Обычно значительная часть рабочего дня уходит как раз на срочные и важные дела.

Квадрант эффективности

Вторая группа включает в себя важные, но не срочные задачи. Обычно они связаны с какой-то долгосрочной перспективой. Это может быть, например, приведение в порядок здоровья, повышение квалификации, поддержание физической формы, различные семейные дела.

Важные, но не срочные дела (например, подготовку к экзамену или написание месячного отчета о проделанной работе) можно отложить на потом, но рано или поздно они все равно перейдут в категорию срочных.

Не теряйте время попусту

В третью группу входят срочные, но не важные задачи. Это могут быть всевозможные телефонные звонки, ответы на письма, решение текущих вопросов с коллегами и т. п. Порой они занимают много времени, но не способствуют развитию вашей карьеры. Многие люди обманывают себя, полагая, будто выполнение таких срочных, но не важных дел, – это и есть работа. На самом же деле это пустая трата времени, которая только губит ваш потенциал и карьеру.

Самые большие потери времени

Те задачи, которые не являются ни срочными, ни важными, – это абсолютно бесполезные действия, которые не имеют никаких последствий, например чтение газет, звонки по телефону домой, чтобы узнать, что будет на ужин, хождение по магазинам. Они ничего не дают компании и не приближают вас к достижению ваших личных целей.

Чтобы удвоить производительность, необходимо в первую очередь посвящать себя срочным и важным делам, а во вторую – срочным, но не имеющим особой важности в данный момент. Производительность повышается также за счет отказа от дел, ни имеющих никакой важности.

Постоянно задавайте себе вопрос: «Какими будут долгосрочные последствия выполняемой мною в данный момент работы? Что произойдет, если я не буду ее делать?» Каким бы ни был ответ, он должен помочь вам определиться с выбором приоритетов.

Закон повышения эффективности

Он гласит: «Вам никогда не хватит времени, чтобы сделать все дела, но его вполне достаточно для самых важных».

Когда поджимают сроки выполнения важного задания, которое может иметь значительные последствия, вам приходится работать изо всех сил. Многие люди никак не могут заставить себя приниматься за сложную работу заранее. Они даже говорят, что им лучше работается, когда время поджимает. Однако в таких условиях редко можно добиться хороших результатов. Это всего лишь оправдание собственной неорганизованности. Находясь под сильным давлением, вы не только испытываете стресс, но и допускаете больше ошибок. Из-за этого впоследствии зачастую приходится все переделывать заново.

Чтобы повысить эффективность своей работы и удвоить производительность, вам следует почаще задавать себе следующие четыре вопроса:

1. Что в моей работе приносит максимальную отдачу? Какой вид вашей деятельности приносит больше всего пользы компании и вам лично? За что вы получаете самое высокое вознаграждение? Поговорите со своим начальником и коллегами, попросите у них совета. Вы должны совершенно четко узнать ответ на свой вопрос и впредь посвящать этому виду деятельности как можно больше времени.

2. Каковы мои должностные обязанности? Вы должны совершенно ясно представлять себе, для чего вас наняли и чего от вас ожидают. Какие результаты вы должны продемонстрировать, чтобы добиться успеха? Этому вы должны посвящать все рабочее время.

3. Какое из важных дел способны выполнить только вы? Речь идет о работе, которую никто, кроме вас, не сделает. Если вы выполните ее хорошо, это будет иметь большое значение и для компании, и для вас. Вы должны уделять этой работе максимальное внимание и время. Именно она позволит вам внести самый ценный вклад.

4. Этот вопрос является, пожалуй, самым важным: что ценного я могу сделать прямо сейчас? Каким бы ни был ваш ответ, вы должны заняться этим немедленно.