Этикет: Краткая энциклопедия - Коллектив авторов. Страница 7

Если же это письмо не 1-е, то сначала следует сослаться на последнее полученное письмо.

Если же вы впервые пишете данному человеку или фирме, то сначала надо представиться и рассказать о своей фирме, ее задачах. Можно также переслать буклет с информацией о фирме. Но материала не должно оказаться слишком много. Он должен быть написан на языке партнера или на английском языке.

Заканчивать письмо нужно выражением благодарности за сотрудничество и надежды на его продолжение. Следует всегда подписывать словами «Искренне Ваш», «С уважением» и т. п. Подпись надо размещать на правой стороне листа под последней фразой. Фамилия и имя печатают на машинке и под подписью – выполненные рукой.

Хотя можно обойтись и простыми конвертами: многие международные фирмы имеют свои собственные конверты, на которых повторяют те же сведения, что и на бланках. Такие фирменные конверты поднимут престиж вашей фирмы, а также вам не придется писать ваш адрес. За рубежом адрес пишут в другом порядке: сначала пишут кому и только потом – куда.

Перед фамилией и именем адресата следует писать Mr («мистер») или Mrs («миссис»). После фамилии и имени адресата следует указать его должность. В этом случае, если его не будет на месте, то ваше письмо откроет его заместитель. Если же вы хотите, чтобы оно попало точно в руки адресату, то на письме следует сделать пометку private (personal, confidential), что обозначает «лично». Затем пишут название фирмы, номер дома и название улицы, города, штата, почтовый индекс и название страны.

У вас всегда должна оставаться копия вашего письма.

Если вступили в деловую переписку с потребителями вашей продукции или услуг, то вы пишите письмо-предложение, письмо-отказ, ответ на запрос. Каждое из перечисленных писем обязано быть составлено безукоризненно.

Любое малейшее нарушение способно сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Правильно написанное письмо – это 1 из главных залогов вашего успеха.

Письмо зарубежному партнеру имеет свои тонкости, которые нам могут быть и неизвестны.

Любое письмо начинается с повторения адреса, его надо написать в левом верхнем углу. Под ним с правой стороны пишут дату отправления письма. Причем эту дату надо писать полностью, сокращение месяца за рубежом не принято. Можно сократить лишь названия месяца:

January – Jan,

February – Feb,

April – Apr,

September – Sept,

October – Oct,

November – Nov,

December – Dec.

С левой стороны ниже пишут вежливое обращение, начиная его словами Dear Mr («дорогой») или Dear Mrs («дорогая»), затем пишут фамилию адресата без инициалов. Можно также вместо фамилии написать Dear Sirs или Dear Sir/Madam. После чего в английской переписке ставят запятую, в американской – двоеточие или двоеточие и тире. Потом на следующей строке обозначают тему письма Re (Reference). В самом тексте нельзя писать сокращения типа таких: I'm, can't, I'll и т. д.

С большой буквы следует писать:

собственные имена существительные и имена прилагательные, обозначающие государственную и национальную принадлежность;

слова, обозначающие названия фирм, организаций, отделов;

названия городов, штатов, республик, улиц, площадей, районов, гостиниц, зданий, нумерацию этажей, квартир, комнат;

названия месяцев и дней недели;

названия некоторых товаров, торговых марок, документов.

Длинные деловые письма обычно не пишут. Если же письмо не уместилось на 1 странице, в конце листа делают пометку типа continued over (продолжение следует) или see overleaf (см. на обороте).

Письмо заканчивают словами Sincerely Yours («Искренне Ваш») или Yours («Ваш»). Затем ставят подпись и указывают фамилию и должность. Причем имя лучше написать полностью, чтобы не ставить вашего партнера в трудное положение и заставлять его гадать о принадлежности вашего пола.

Письмо-отказ, правильно написанное, помогает оставить о вас хорошее впечатление, несмотря на ваш отказ. Здесь также есть свои нюансы. Начать письмо следует с нейтральной позиции. Надо обязательно перечислить все, с чем вы согласны. Причем здесь очень важно избегать таких слов, как «но», «однако», «к сожалению». Они способны создать впечатление, что вы с ходу отвергли все предложения. Затем перечислите и объясните все причины отказа. Причем это следует сделать ясно, четко, без общих формулировок, избежать как краткости, так и чрезмерных объяснений. Также не стоит прятаться за правила и бюрократические процедуры. Сам отказ обязан логически вытекать из всего содержания письма. Всегда требуется поддерживать имя фирмы и выражать готовность продолжить сотрудничество.

Письмо-предложение должно заинтересовать и уговорить партнера. Здесь перед его написанием надо разобраться в продукции, услуге или идее, узнать какую-либо информацию об адресате письма, чтобы суметь его заинтересовать.

Адресата следует заинтересовать с самого начала письма, пробудить его любопытство, может, предложить снижение цен. Нужно избегать типичных ошибок в таком письме: неумных и нереальных вопросов типа «Как удвоить доходы, снизив количество рабочих часов в неделю?»

После чего надо сделать акцент на главных моментах: описании товара, его качестве, результатах его использования.

Потом можно обратиться к чувствам или логике покупателя либо к тому и другому сразу.

В конце письма указать на конкретный поступок, который требуется сделать покупателю. В конце письма желательно еще раз напомнить все плюсы приобретения данного товара.

В современном мире люди стали чаще общаться по электронной почте. Здесь существуют свои правила и нормы.

Опишем их с самого начала. Такие поля, как «от кого» и «тема письма», должны быть всегда заполнены. Непременно следует писать свое имя. Персональное имя часто можно просто присоединить к сообщению в качестве комментария. Отметим, что персональное имя обычно лучше, чем просто адрес e-mail. Следует всегда использовать осмысленные имена. В этом случае, если адрес будет ошибочным, администратору станет легче найти вас по имени.

Все письма должны быть с темами. Именно по темам пользователь ориентируется при просмотре своей почты. Следует избегать бессмысленных названий. Точный заголовок – это лучшее средство определить тему беседы. При смене темы требуется также сменить и название письма.

Само письмо должно быть выдержано в стиле беседы. При ответе на вопрос следует быть кратким. Нужно всегда придерживаться темы беседы; если же ее изменили, то лучше послать новое письмо, которое адресат в состоянии хранить отдельно. Весь текст не стоит писать заглавными буквами, его будет трудно читать. Следует разбить текст на смысловые абзацы. Не стоит писать слишком длинные предложения.

Избегайте грамматических ошибок. Многие считают, что если электронное письмо самое быстрое, то можно не думать о правописании, что в корне неверно. Во-первых, такое письмо трудно читать, во-вторых, каждый уважающий себя человек обязан быть грамотным.

Не следует писать письма под влиянием эмоций: вы способны позже раскаяться в своем порыве; лучше выпейте сначала чашку чая и успокойтесь и только потом приступайте к написанию письма.

Не стоит указывать в письме номер вашей кредитной карточки. Ваше письмо могут перехватить, и ваш счет окажется под угрозой.

При ответе на письмо неплохо включить в него отрывки из письма, на которое отвечаете. Можно в текст вносить отрывки из оригинала, чтобы адресат легче вас понял. Но при этом не следует чрезмерно переусердствовать. Никому не понравится получить в ответ собственное послание с небольшой припиской в конце. Лучше каким-нибудь образом отделять ваше письмо от цитируемых фраз.

Не стоит смешивать в 1 письме информацию личного и общего характера. Если вы получили письмо из веерной рассылки, то на него допустимо не отвечать каждому адресату, лучше написать письмо непосредственно автору. В конце сообщения всегда ставится подпись, которая содержит информацию о контактах. Подпись поможет идентифицировать вас, также она в состоянии содержать данные о других видах связи (телефон, факс). Сама подпись должна быть достаточно короткой, примерно 4–7 строчек.