Компьютер для бухгалтера - Филатова Виолетта. Страница 42

• журнал операций;

• журнал проводок;

• общий журнал;

• касса;

• банк;

• товары, реализация;

• учет материалов;

• учет товаров и т. д.Все журналы имеют вид таблицы. Записи о документе или операции выглядят как строки в журнале. Записи с более ранней датой находятся в начале таблицы, с более поздней – в конце. По графам таблицы можно перемещаться, используя мышь и клавиши управления курсором. Клавиша Home быстро перемещает курсор в начало таблицы, End – в конец.

...

Примечание

Установка значения интервала по умолчанию производится командой Сервис > Параметры, вкладка Журналы.

В журналах фиксируются все документы, но не всегда они все выводятся на экран. Это зависит от выбранного промежутка времени, который указан в заголовке окна журнала. Чтобы изменить этот промежуток, щелкните на кнопке Интервал на панели инструментов открытого журнала.

Для просмотра проводок операции или документа в полном объеме нажмите клавишу Enter или дважды щелкните на строке с записью. Можно добавлять записи в журнал, копировать, помечать на удаление:

• Для добавления новой записи в любой журнал используется кнопка Ввод новой строки на панели инструментов журнала или клавиша Insert.

• Для копирования записи используется кнопка Копировать строку на панели инструментов журнала или клавиша F9.

• Для пометки на удаление можно использовать клавишу Delete или кнопку Пометить на удаление на панели инструментов.

Начинающим пользователям наиболее удобно работать в журнале операций, так как в нем отражаются все документы: и которые формируют проводки, и которые проводок не формируют, например доверенность или счет. Это происходит потому, что по умолчанию включен режим Все документы включать в журнал операций. Настройка режима производится в окне, которое можно открыть командой Сервис > Общая настройка.

Понятие операции

Откройте журнал операций. Для добавления в журнал новой операции используется кнопка Ввод новой строки на панели инструментов журнала. При щелчке на этой кнопке открывается окно Операция – Новая. Познакомимся с этим объектом программы.

Окно открытой операции представляет собой таблицу, состоящую из нескольких граф. Перемещение по графам производится с помощью мыши или клавиши Tab. В графах таблицы показаны дебет и кредит проводки операции, субконто дебета и кредита, сумма проводки. В графу Содержание проводки вводится содержание проводки, в поле Содержание – содержание операции (операция может включать несколько проводок). Графа Сумма может заполняться бухгалтером или рассчитываться автоматически в зависимости от настройки программы.

...

Примечание

Настройка автоматического заполнения графы Сумма производится в окне Настройка параметров системы (команда Сервис > Параметры, вкладка Операция).

Если необходимо исправить данные в окне Операция, дважды щелкните в графе, которую надо изменить. При этом в графе появляется курсор, и она становится доступной для редактирования. Внесите необходимые изменения и нажмите клавишу Enter для сохранения изменений в графе.

Кнопка ОК сохраняет введенные проводки и закрывает окно.

Кнопка Записать сохраняет запись, но окно при этом не закрывается.

Кнопка Закрыть закрывает окно.

Ввод новой операции

Добавим новую проводку в журнал операций. Допустим, требуется ввести проводку «Оприходованы материалы» (дебет счета 10.1, кредит – 60.1).

1. Щелкните на кнопке Ввод новой строки на панели инструментов открытого журнала или выберите команду Действие > Новый. Можно также нажать клавишу Insert. Откроется окно Операция – Новая.

2. Измените, если нужно, дату операции, введите содержание операции и сумму. Номер операции назначается программой автоматически.

3. Щелкните в графе Дт (дебет проводки) и введите дебет проводки (дебет счета – 10.1). Удобнее всего набрать номер счета на клавиатуре, хотя можно щелкнуть на кнопке рядом с графой и выбрать счет из плана счетов.

4. Нажмите клавишу Enter, чтобы закончить редактирование графы.

...

Совет

Если при вводе счета была допущена ошибка, повторите ввод, предварительно поместив курсор в крайнюю левую позицию окна (используйте для этого, например, клавишу Backspace).

5. Если по счету ведется аналитический учет, программа предложит выбрать субконто счета (в нашем примере это конкретный материал из справочника Материалы). Для этого щелкните на кнопке выбора в поле СубконтоДт.

6. Выберите склад, на который поступает материал, из справочника Места хранения МПЗ, щелкнув для этого во второй части графы СубконтоДт.

7. Укажите аналогичным образом кредит проводки (графа Кт) и выберите субконто кредита (графа СубконтоКт).

8. Введите сумму проводки.

9. Сохраните запись, щелкнув на кнопке ОК.

...

Совет

Обратите внимание на то, что использование клавиши Enter при перемещении по графам окна Операция – Новая удобнее, так как курсор перемещается в ту графу, которую следует заполнить.

Ввод операции с несколькими проводками

Если необходимо ввести операцию, в которой несколько проводок (рис. 14.4):

1. Введите первую проводку, использовав кнопку Ввод новой строки.

2. Щелкните на кнопке Записать в окне Операция – Новая.

3. Щелкните на кнопке Новая проводка.

4. Введите вторую проводку и т. д.

5. Сохраните запись, щелкнув на кнопке ОК.

Рис. 14.4. Ввод операции, содержащей две проводки

Копирование операций

Еще одним приемом работы является копирование операций и документов в журнале операций. Копирование можно производить и в других журналах, таких как Платежные документы, Счета-фактуры выданные и Счета-фактуры полученные. Удобно копировать, например, платежные поручения, в которых повторяются реквизиты, счета-фактуры, в которых меняется только количество товара и т. д.

Копирование документов производится следующим образом:

1. Откройте журнал операций.

2. Выберите документ, который вы собираетесь копировать.

3. Щелкните на кнопке Копировать на панели инструментов открытого журнала.

4. Внесите необходимые изменения в открывшейся форме документа и сохраните документ.

Копирование операций производится аналогичным образом.

Отбор в журнале операций

Чтобы отобрать в журнале операций документы по какому-либо общему признаку, используется команда Отобрать. Критериями отбора документов могут быть, например, сумма или номер операции.

1. В открытом окне журнала щелкните на кнопке панели инструментов Отбор по значению или выберите в меню команду Действие > Отбор по значению > Отобрать. Открывается окно для настройки отбора.

2. Задайте в поле Виды отбора критерии отбора: Сумма операции, Содержание операции, Контрагент и т. д., в поле Значение отбора укажите значение отбора (для суммы операции это число, для контрагента – значение конкретного контрагента) и щелкните на кнопке Установить отбор по значению.

В журнале будут отображены только записи, удовлетворяющие выбранному критерию. Для восстановления обычного вида журнала щелкните в окне Отбор на кнопке Отключить отбор.

Особенности ввода остатков по счетам

При переходе на компьютерный учет на уже действующем предприятии обычно вводят входящие остатки по счетам. Для этого прежде всего необходимо определиться с датой, на которую будет оформляться операция по вводу остатков.

Дата ввода остатков

Датой ввода остатков может быть последнее число года. В этом случае можно будет получать баланс в следующем году, однако необходимо ввести проводки за период, прошедший с начала года.