Автосервис. Производство и менеджмент: Практическое пособие - Волгин Владислав Васильевич. Страница 39

Предприятиям, имеющим телетайп, особенно в глубинке, целесообразно посылать предложения и рекламу телетайпом. Качество передачи нормальное. Телефаксы в глубинку передаются хуже всего.

Высылайте только оригиналы писем с “живой” подписью руководителя.

Электронная почта быстрее доставляет информацию, но ее использование не всегда эффективно по следующим причинам:

¦ чаще всего электронную почту просматривает секретарь и она же решает – что распечатать для руководителя, а что нет – поэтому много писем просто не доходят до нужных лиц, так как квалификация секретарей в большинстве случаев недостаточна для правильного решения;

¦ объемы электронных почтовых ящиков чаще всего ограничены 2 мб и, если секретарь долго не заглядывала в ящик, то он может быть заполнен до отказа и не принимать новых сообщений;

¦ пока еще мало фирм, которые выделяют каждому ответственному сотруднику отдельный электронный почтовый адрес, чтобы он сам отправлял и принимал почту.

¦ рекламных электронных писем и “спама” на все фирмы поступает слишком много, они раздражают и, если при первом взгляде письмо оценивается как рекламное, оно тут же уничтожается – если вы неудачно начали письмо, нет шансов на то, что его прочтут.

Всегда отвечайте на письма и другие обращения. Деловая этика требует, чтобы на срочные запросы отвечали в течение суток, на обычные – в течение недели. Если вы в этот срок не укладываетесь, направьте промежуточное сообщение, указав, когда сможете ответить по существу.

Не следует проводить поспешных, неподготовленных переговоров. Начинайте деловые контакты, только имея разработанную политику и тактику переговоров.

Распорядительные документы

Организационно-распорядительные документы служат основанием для проведения соответствующей работы и осуществления необходимых расчетов по ней.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия. Приказ должен иметь номер, дату, подпись руководителя. Регистрация приказов производится в специальном журнале “Приказы”, имеющем разделы “приказы производственные” и “приказы по личному составу”. Нумерация этих видов приказов должна вестись раздельно.

Производственные приказы издаются по вопросам изменений в организации труда, подразделений, ввода новых должностей, утверждения штатов, нормативов оплаты труда и т. п. Текст приказа печатается на бланке, где предусматриваются соответствующие реквизиты. В констатирующей части приказа в качестве его основания может быть указаны те цели и задачи, которые предполагается решить с помощью приказа. В постановляющей части приказа указываются те мероприятия, ради которых издается данный документ.

Приказы по личному составу издаются по всем вопросам изменения статуса работников и размеров выплат им: прием и увольнение, предоставление отпуска, командировка, премирование, повышение в должности, изменение зарплаты, вынесение взыскания и т. д. Только в соответствии с приказом работник предприятия направляется в командировку, получает командировочные, отчитывается за них. Только письменные приказы являются основанием для выплат сотрудникам.

Распоряжение, в отличие от приказа, издается по вопросам, решение которых связано, прежде всего, с административной, а не юридической ответственностью. Поэтому распоряжение может быть отдано в письменной форме руководителем подразделения предприятия. Форма распоряжения подобна форме приказа, но регистрация распоряжений производится отдельно от приказов.

Заявление адресуется должностному лицу, которое имеет юридическое право принимать решение по существу вопроса. Например, при оформлении отпуска требуется заявление. При положительном решении издается приказ о предоставлении отпуска, который направляется бухгалтеру.

У исполнителей могут возникнуть предложения, касающиеся вопросов производства, организации труда и др. Они могут быть высказаны устно или в письменном виде как служебная записка .

В некоторых случаях выполнение приказа задерживается по какой-либо причине или допускаются нарушения. Тогда по требованию руководителя исполнитель пишет объяснительную записку . Оформление их производится аналогично заявлению, однако в качестве заголовка пишется “служебная”, “докладная”, “объяснительная” записка. Например, в случае совершенного прогула прогульщик представляет объяснительную записку с указанием причины прогула. Служебная (объяснительная) записка служит основанием для официального принятия решения руководителем соответствующего подразделения: объявить выговор, сделать замечание, принять другие меры. Наложив взыскание, храните объяснительные записки и приказы о взысканиях – накопив три-четыре взыскания, можете легче избавиться от разгильдяя.

Служебные письма адресуются другим предприятиям, учреждениям и организациям. Например, предприятие-получатель и предприятие-поставщик обмениваются служебными письмами, в которых высказываются запросы и предложения. Обычно служебные письма оформляются на бланках (если их подписывают руководители предприятия) или с проставлением в верхнем левом углу листа штампа данного учреждения. Письмо может быть отправлено почтой, факсом или электронной почтой.

Претензии по качеству или количеству составляются по форме, указанной в договорах или в произвольной форме, но с указанием всех существенных для претензии данных.

Все претензии и другие серьезные деловые и личные письма, которые могут повлечь за собой арбитражные, судебные дела или споры о платежах и т. п., всегда отправляйте заказными письмами. Согласно международным и отечественным правовым установкам, только заказные (registered) письма вручаются под расписку и считаются безусловно врученными адресатам и они не имеют никаких законных оснований утверждать, что они их не получали. Кстати, проследите, чтобы ваш почтальон вручал адресованные вам заказные письма под расписку в книге регистрации заказных писем, а не отдавал их соседям, не бросал в почтовый ящик и т. п., иначе вы можете оказаться в незавидном положении в случае необоснованных претензий к вам, о которых вы узнаете только в суде. Нередко почтальонов не инструктируют как следует или они сами относятся к заказным письмам без должного уважения. В проблемных случаях вы сможете доказать, что письма не получали, если докажете, что крючок в книге регистрации писем – не ваша подпись.

В случае неудовлетворения претензии предприятие-получатель может обратиться в арбитраж или народный суд с соответствующим исковым заявлением. В исковом заявлении предусматриваются такие реквизиты, как адрес суда адреса сторон, проходящих по данному иску, а также существо дела и сумма иска, документы, подтверждающие правомерность иска. Копия его направляется ответчику, который вправе предъявить иск третьему лицу (например, швейная фабрика может предъявить иск поставщикам тканей, необходимых для изготовления продукции).

Договор (соглашение, контракт), протокол согласования, трудовой договор определяют экономические и правовые отношения участвующих в деле сторон. Поэтому обязательными реквизитами договора, протокола согласования и трудового соглашения являются: участники договора (их наименование, адресат, расчетные счета в банке), предмет договора, условия его выполнения, ответственность сторон, порядок рассмотрения спорных вопросов, срок действия и сумма обязательств, подписи сторон, оформляющих данные документы.

Договор заключают как оформление сделки, когда у сторон возникают взаимные обязательства и их невыполнение может преследоваться в судебном порядке.

Протокол согласования (например: цен, сроков, условий, способа поставки, условий выполнения) сам по себе не является документом, влекущим правовые последствия. Если же в нем оговорено, что он является неотъемлемой частью какого-либо договора и на него есть ссылка в договоре, тогда протокол становится частью договора со всеми правовыми последствиями.

Трудовой договор на короткий срок, договор подряда касаются предпринимателя и лиц, вступающих во временные трудовые отношения с ним на условиях оплаты из фонда зарплаты нештатных сотрудников.