Дудлинг для творческих людей. Научитесь мыслить иначе - Браун Санни. Страница 43

Когда этап планирования подходит к концу, результат работы каждой группы должен демонстрировать все главные этапы (с большей или меньшей детализацией) реализации проектов. В завершение попросите все группы и индивидуальных исполнителей поделиться с остальными плодами своих трудов. (Но, пожалуйста, не просите их объяснять все детали. Это будет слишком скучно и долго.) Пусть люди выскажут свои идеи насчет более оптимальных, как им кажется, подходов к реализации тех или иных проектов, предлагают какие-то этапы поменять, переставить, соединить, убрать… Такой обмен мнениями послужит общим интересам.

Пример матричного планирования из реальной жизни

Несколько рекомендаций

• Матрица планирования в своей конечной форме представляет собой большой стенд, призванный помочь участникам совещания основательно продумать этапы реализации проектов и сроки их выполнения, прежде чем приступать к непосредственной реализации. Однако в большинстве организаций такое планирование осуществляется в электронной форме, что облегчает рассылку результатов между заинтересованными сторонами. Если в вашей команде уже есть сложившаяся методика электронного планирования проектов, то имеет смысл назначить «секретаря», который будет переводить все происходящее на совещании в электронную форму. Можно просто фотографировать участки стенда на телефон и потом рассылать снимки тем, кого это интересует, или же перенести все содержимое инфодудла в электронный документ, который затем будет распространяться по электронным сетям.

• Как и ранжирование, матричное планирование можно выполнять всей группой, если группа невелика (5–7 человек). Как ведущий вы составляете список проектов в левой части матрицы, и затем все члены группы сообща заполняют клетки. Этот метод хорош для достаточно простых проектов и если вы не углубляетесь в детали. Можно также распределить задания между членами группы или маленькими подгруппами, чтобы они продумали, как будет выполняться тот или иной этап, и поместили свой комментарий в соответствующую клетку матрицы. Затем вы все вместе можете проанализировать и обсудить полученный результат.

• Если времени на совещание у вас в обрез (меньше часа), постарайтесь выбрать такую последовательность этапов работы, которая представляется оптимальной в сложившейся ситуации. Если не можете перейти к стадии планирования из-за возникшего подозрения, что проекты на предыдущей стадии были ранжированы неправильно, тогда сосредоточьтесь на надлежащем выполнении первых двух или даже только первого этапа. Если члены команды не уверены в характеристиках и достоинствах проекта, ограничьтесь обстоятельным построением соответствующих интеллект-карт, чтобы в следующий раз уже с готовыми материалами начать совещание сразу с ранжирования. Если же насчет приоритетов проектов у участников совещания никаких сомнений нет, можно сразу приступать к этапу планирования. Предложенная последовательность действий не является жесткой догмой. Она призвана направлять, а не связывать вам руки. Думайте головой и выбирайте то, что представляется наилучшим в каждом конкретном случае.

Итак, инфодудлинговое совещание по вопросам планирования закончено, друзья мои. Если вы прошли через все три этапа, то, скорее всего, потратили на все это от 1 до 4 часов. Реальная продолжительность совещания во многом зависит от числа параметров, но сама последовательность этапов призвана максимально оптимизировать процесс. Мы всегда очень много говорим о необходимости планирования действий, но большинству из нас сильно мешает отсутствие плана самого процесса планирования.

В культуре инфодудлинга этой проблемы нет. Инфодудлеры так структурируют время, чтобы оно служило нам. Мы структурируем также и свое рабочее пространство, и мышление. Коллективный инфодудлинг поддерживает в людях высокий уровень заинтересованности и участия. Вот почему у нас все с радостью приходят на совещания, активно работают, остаются до конца, а потом делятся своими успехами с друзьями.

Совещание, посвященное решению проблем

Цель совещания: решить инновационные проблемы, связанные с обновлением продуктов, услуг, отношений с клиентами, продвижением бренда и т. д.

Этап № 1. Визуальная презентация

Цель этапа: помочь участникам совещания взглянуть на проблему вне контекста среды, в которой они работают, и даже вне контекста эпохи, в которую живут. Эта презентация призвана разжечь инновационное мышление.

Число инфодудлеров: один или несколько докладчиков, как правило, приглашенных со стороны, и аудитория от четырех человек и более.

Продолжительность: от 1 0 до 20 минут.

Важные предпосылки:

1. Вы пригласили докладчика из своей организации или со стороны, чтобы он изложил взгляд на проблему под углом, отличающимся от того контекста, в котором привыкли видеть проблему участники совещания.

2. Выступающий использует в ходе лекции наглядные пособия и иные вспомогательные средства, помогающие слушателям непосредственно погрузиться в материал, а не просто сидеть и слушать.

Прохождение этапа

Лектора для этого этапа совещания надо выбирать весьма осмотрительно. Цель визуальной презентации (в рамках этого совещания) – помочь участникам раздвинуть горизонты мышления, чтобы они не ограничивались старыми взглядами и знаниями, а применили новые знания к старым продуктам и услугам или придумали что-то совершенно нестандартное. Пригласить лектора можно откуда угодно, лишь бы выступление было интересным и наглядным.

Прежде чем приступать к выбору возможных кандидатов в лекторы – из своей или сторонней организации, – задумайтесь, какие темы могли бы послужить цели совещания, которая заключается в стимулировании инновационного мышления. Может быть, инстинкт подсказывает выбрать тему, которая близка вам, или пригласить эксперта, область специализации которого близка к тому, чем занимается ваша организация. Но когда речь идет о радикальных инновациях, то чем сильнее разнятся внешне тема лекции и область вашей деятельности (скажем, телекоммуникации и спелеология), тем лучше. Если выбрать тему презентации, которая близка к повседневной деятельности, очень трудно заставить людей настроиться на непривычный лад мышления. Поэтому, если хотите стимулировать творческий процесс, тема лекции должна казаться совершенно не связанной с тем, чем вы занимаетесь. Вы убедитесь в этом, когда дело дойдет до создания инфодудлов.

Важно также принять во внимание, насколько футуристической будет тема презентации. Для многих компаний главная трудность рассматриваемого этапа заключается в том, чтобы заставить людей выйти не просто за рамки привычного образа мышления, а за границы того, что представляется им возможным. Нужно, чтобы презентация пробудила их воображение, заставила задуматься о будущем, о том, что сейчас кажется невозможным, но вполне осуществимо спустя время. Выбор, конечно, за вами, но постарайтесь найти то, что в наибольшей степени встряхнет креативный потенциал ваших людей.

Когда тема выбрана, задумайтесь о визуальной составляющей лекции. Можно надеяться на то, что свои идеи на этот счет есть у самого докладчика, но вы все-таки могли бы выразить пожелание, чтобы он использовал какие-то (или даже все!) из следующих наглядных пособий, материалов и методов – слайды, видео, бутафория, раскадровки, импровизации, интерактивное участие аудитории, ролевые игры – в общем, все, что помогает аудитории лучше понять суть лекции. Теперь мы знаем, что мультисенсорное погружение в процесс помогает людям сохранять интерес и активно участвовать в нем, поэтому не следует жертвовать целью презентации, которая состоит в стимулировании творческого мышления, ради приглашения модного высоколобого лектора. Статус и IQ лектора не главное. Материал и пережитый опыт куда важнее.