Тайм-менеджмент за 30 минут - Азарова Ольга Николаевна. Страница 6

Постройте следующий график. По оси «Время» отложите Ваши часы работы. По оси «Готовность к работе» отложите в процентном отношении Вашу готовность выполнять поставленные задачи. Возьмите за образец график биологической активности, приведенный выше. Возьмите за 100 % готовность принять важное решение, провести важное совещание, успешно выступить с докладом и пр., т. е. пик Вашей интеллектуальной и деловой активности.

Остальные цифры остаются на Ваше усмотрение, т. е. зависят от Ваших личных качеств, способностей и времени дня. Вы должны построить график зависимости Вашей работоспособности как функции от времени дня.

После того как Вы построили такой график, найдите в Вашем еженедельнике расписание любого рабочего дня. Не забудьте отметить важность, т. е. приоритетность Ваших занятий. Распределите выполнение наиболее важных, приоритетных задач в то время, когда Вы находитесь на пике Вашей интеллектуальной формы. Задачи, требующие минимума интеллектуальных затрат, выполняйте, когда Вы устали, и Ваша работоспособность почти минимальна. В часы, когда Ваша работоспособность достигает 50 % от максимальной (очень хороший показатель), планируйте выполнение задач умеренной умственной активности: письма, договоры, контроль за выполнением заданий, телефонные звонки, встречи с коллегами и клиентами.

Рис. 2. Распределение суточной активности. Жаворонки, Совы

Конференции, совещания, встречи с коллегами, подчиненными, клиентами

Еще один скрытый резерв времени, который при хорошей организации можно использовать для экономии времени. Рассмотрим два случая. Первый, когда Вы – руководитель и должны подготовить совещание по некоторому вопросу. Второй, когда Вам по долгу службы приходится принимать участие в совещании.

Вы должны подготовить и провести совещание

Прежде чем заняться подготовкой совещания, подумайте, действительно ли оно так необходимо? Сумеете ли Вы собрать всех заинтересованных сотрудников в определенное время в определенном месте?

Иногда лучше обратиться с информационным письмом ко всем потенциальным участникам совещания, или провести селекторную или телеконференцию.

Итак, Вы поняли, что ни один из предложенных выше способов общения проблемы не решит и Вы должны непременно провести это совещание. Воспользуйтесь приведенным ниже планом, который поможет Вам быстро и эффективно подготовить и провести совещание, конференцию, «круглый стол».

ПЛАН ПОДГОТОВКИ СОВЕЩАНИЯ

1. Сформулируйте четко ТЕМУ совещания, определите, какая ЦЕЛЬ должна быть достигнута (выработка производственного плана, определение числа новых поставщиков, запуск новой линии продукции и пр.).

Конец ознакомительного фрагмента. Полный текст доступен на www.litres.ru