Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. - Архангельский Глеб. Страница 24

Александр Мондрус, управляющий Группой компаний MC-Bauchemie-Russia (торговая марка «Плитонит»), в ходе проекта ТМ-консультирования отключил автоматическое скачивание почты и установил часы приема почты — 12.00, 15.00 и 18.00. При этом в первые два приема отвечал только на самое срочное, а на все остальное — вечером, после 18.00. Таким образом, существенно сократилось время на обработку почты, а главное — ее действие как отвлекающего фактора в течение дня.

Чтобы облегчить себе работу, настройте автоматическую сортировку почты, которую умеет делать любая почтовая программа. Заведите папки по ключевым для вас темам, либо проектам, либо людям, и настройте автоматическое разбрасывание писем в эти папки. Особенно это удобно для несрочной информации — рассылок, информационных писем, несрочной отчетности подчиненных и т. п.

Если не удается настроить сортировку по уже имеющемуся в письме признаку (например, адресу отправителя), договоритесь с коллегами о простых обозначениях. Например, руководитель отдела в IT-компании распорядился все вопросы, которые терпят сутки, присылать с пометкой «*» в поле «Тема» и настроил автофильтрацию этих писем в отдельную папку. В течение дня он их даже не читал, а отвечал на следующий день на все вопросы устно — на планерке. Таким образом, удалось резко сократить время на решение мелких вопросов в течение дня, освободить время для ключевых задач, требующих концентрации.

В MS Outlook кроме автоматической сортировки можно еще настроить автоматическую раскраску писем в разные цвета. Например, как настроила одна из участниц тренингов: от шефа — строгим классическим шрифтом и синим цветом; от любимого человека — сиреневым цветом и изящным шрифтом и т. п.

На корпоративном семинаре в ОАО «Банк24.ру» были придуманы простые правила регулирования приоритетности письма. Проблема звучала так: «От некоторых сотрудников все письма приходят только с красным флажком. Им так удобнее, а получатель не может ориентироваться, что из заданных вопросов — действительно срочное и важное». Договорились о том, что каждый сотрудник своему коллеге в день имеет право послать только одно «красное» письмо. Отправитель сам должен решить, на какой вопрос он потратит сегодня этот красный флажок.

Была озвучена еще одна проблема: «Многие присылают письмо с пустым полем „Тема“, совершенно непонятно, читать ли это письмо сразу, срочное оно или нет». Договорились о простом правиле: «Получивший электронное письмо без поля „Тема“ имеет право стереть его, не читая. Вся вина в случае проблем будет на отправителе».

Электронная почта как инструмент контроля

Настоятельно рекомендую сохранять всю электронную почту, разбрасывая ее по нескольким смысловым папкам. При этом к некоторым письмам бывает необходимо обращаться. Часто такие письма оставляются во «Входящих». В наших проектах индивидуального консультирования для топ-менеджеров расчистка «Входящих» обычно является одной из первых задач. Примерно за неделю-две количество писем удается сократить в среднем с 1–2 тысяч до 50-100.

Достигается это с помощью системы папок «На контроль». Структура этих папок обычно бывает примерно такой:

1. Папка «Входящие»— около 15–20 писем, напоминающих о ближайших актуальных вопросах (тех, которые необходимо видеть несколько раз в день). Примерно раз в день папку нужно «разгребать», поддерживая в ней небольшое количество писем, остальные распределяя по другим тематическим папкам.

2. Папка «Контроль ежедневный»— сюда переносятся письма с вопросами, находящимися на контроле. Просматривается папка раз в день, чтобы освежить в памяти вопросы, требующие пристального внимания, и при необходимости написать напоминалки исполнителям.

3. Папка «Контроль еженедельный»— просматривается раз в неделю, содержит письма по вопросам, требующим мониторинга и контроля, но менее пристального и потому не ежедневного.

4. Папка «Справочное»— полезная информация, пароли доступа к интернет-ресурсам, предложения услуг, которые могут понадобиться (например, спам с координатами домов отдыха) и т. п.

5.  Контекстные папки— по актуальным для руководителя «кайросам», связанным с контролем и делегированием. Например, одна из моих контекстных папок — «Проект Improvement», где находится переписка с авторами. Папка просматривается при редактировании очередной публикации; это дает возможность прогнозировать следующие публикации и напоминать авторам об их творческих планах.

Наладив такую систему контроля, вы используете важное достоинство электронной почты по сравнению с телефоном и очным общением: материализациюпланов и договоренностей. Память человека — инструмент очень гибкий, легко подстраивающий прошлое под потребности сегодняшнего дня. Если ваши планы и договоренности подтверждены электронным письмом, решать спорные вопросы «в случае чего» будет гораздо проще. Поэтому даже после решения вопросов по телефону или на личной встрече настоятельно рекомендую ключевые моменты подтверждать по электронной почте, высылая краткое «контрольное» письмо с основными тезисами.

Метод ограниченного хаоса в хранении документов

От обработки потоков входящей информации перейдем к ее хранению. У каждого из нас есть свои информационные потоки: бумажные документы, входящая электронная почта, электронные документы и т. п. Чем сложнее наша работа, тем эти потоки интенсивнее и тем более вдумчиво нужно формировать систему хранения информации.

Если возникает желание «наконец-то навести порядок», как это обычно делается? Мы, как правило, садимся, интенсивно думаем и создаем структуру.Заводим папки, наклеиваем ярлычки.

Через некоторое время структураначинает давать сбои. Какая-то папка как получила в начале своей жизни две бумажки или два файла, так их и хранит. Какая-то — разрослась до неприличия. Какие-то документы мы помещали сначала в одну папку, потом в другую, потом стало совершенно непонятно, где их искать.

В итоге — совершается революция.Например, все бумаги из всех папок высыпаются на пол, и полдня тратится на переструктурирование.

В чем проблема такого подхода? В попытке построить единственно верный порядок сразу (единовременно) и «из головы». Более эффективно — «выращивать» структуру с помощью метода ограниченного хаоса.

Прежде чем об этом методе узнать, вспомните: почему люди ходят по газонам? Чаще не от злодейства, а потому, что не мог инженер, проложивший параллельно и перпендикулярно асфальтовые дорожки, заранее предвидеть, по какой диагонали или кривой людям удобнее будет ходить.

В цивилизованных странах дорожки не прокладывают «из головы». Сначала смотрят, как люди сами протопчут тропинки, и только потом — асфальтируют. Таким образом проложенные дорожки могут быть сколь угодно кривыми — но это будет оптимальное решение, подсказанное самой жизнью, а не выдуманное из головы.

Точно такой же подход мы применим к созданию структуры хранения информации. Сначала мы дадим ей «вырасти» и только потом «заасфальтируем».

Метод ограниченного хаоса состоит в следующем:

— Создаем «место хаоса» — входящий накопитель, в который складывам абсолютно все документы.

— Мысленно сравниваем «расходы на хаос» (время на поиск) и «расходы на порядок» (время и внимание на создание и поддержание порядка).

— Когда «расходы на хаос» становятся недопустимо велики, т. е. когда «место хаоса» становится слишком большим, делаем первый «шаг порядка». Вычленяем из хаоса наиболее легко отделяемый тип документов («Проект А», «Иванов», «Поставщики», «Финансовые документы»). «Отсаживаем» эти документы в отдельную папку. Теперь все документы этого типа кладем только в новую папку, а все остальные документы — только во входящий накопитель.