Делопроизводство для секретаря - Смирнова Елена Станиславовна. Страница 36
В сложившейся практике оценки труда секретарей принято выделять следующие деловые качества:
1) профессиональное мастерство;высокий уровень базового образования, умение работать на компьютере, знание основ работы с документами, хорошее знание русского и иностранного языка.
2) организаторские качества;умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать распределение обязанностей по времени, обеспечить своевременное выполнение каждодневных операций;
3) ответственность и надежность;умение нести ответственность за задачи, возложенные руководителем.
4) инициативность;умение принимать самостоятельные решения и проявлять инициативу в рамках вопросов своей компетенции, не дожидаясь специальных указаний руководителя.
5) пунктуальность, исполнительность;точное и своевременное исполнение поручений и документов, своевременная информация о встречах, переговорах, совещаниях; умение правильно спланировать мероприятия и строго выполнять их в установленное время.
6) осведомленность;хорошо ориентироваться в вопросах того направления деятельности, в котором работает его руководитель и предприятие в целом; быть в курсе событий, происходящих в подразделении и учреждении.
7) преданность работе, дипломатичность, умение хранить служебную тайну;любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию профессионального мастерства; секретарь должен быть тактичен, вежлив и доброжелателен с собеседником, независимо от личного отношения к нему. Недопустимо разглашать информацию, имеющую секретный характер, а также информацию, которая может нанести ущерб делу или отдельным лицам.
8) хорошая память;развивается секретарем за счет своих способностей, запоминания информации, за счет рационального использования современной оргтехники и справочно-информационного аппарата. В современной науке имеется ряд рекомендаций по развитию зрительной и слуховой памяти. Хорошо использовать такие приемы, как подчеркивание основных слов текста, выделение главной мысли и опорных моментов текста, запоминание их путем многократного повторения. Помогают секретарю в развитии памяти различные справочники, картотеки и т. п.
Для того, чтобы развивать и вырабатывать названные деловые качества, секретарю необходимо воспитывать в себе и целый ряд личных качеств.
Большинство из этих качеств закладывается в человеке воспитанием в семье и школе. В зависимости от полученного воспитания степень их развития у разных людей различна, многое здесь определяется индивидуальными наклонностями, привычками, типом нервной системы. Выделим наиболее существенные качества, необходимые секретарю.
9) коммуникабельность – умение легко устанавливать контакт с самыми разными по характеру людьми;
10) интеллигентность – умение секретаря тактично и вежливо вести беседу, сдерживать и не проявлять отрицательные эмоции, соблюдать принятые в обществе нормы поведения и общения, следить за культурой своего внешнего вида и рабочего места;
11) аккуратность – следует помнить, что «секретарь-лицо учреждения», а лицом самого секретаря является качество выполняемой им работы, культура рабочего места и внешнего вида;
12) доброжелательность – вежливость и любезность, создание психологического комфорта в офисе. В разговоре нужно употреблять вежливые формы, не допускать фамильярности, обращения на «ты». Любой человек, обратившийся за помощью к секретарю, должен быть уверен, что все возможное будет сделано.
13) любознательность – желание повышать свой уровень знаний, интересоваться новинками специальной литературы, осваивать смежные области работы.
Специалистами выделяются три возможных подхода к имиджу:
1) функциональный (имиджи классифицируют по их функционированию);
2) контекстуальный (имиджи подразделяют в зависимости от контекста);
3) сопоставительный (в основу положено сравнение близких имиджей).
При функциональном подходе различают следующие Имиджи:
зеркальный – имидж, соответствующий нашему представлению о себе: мы как бы смотримся в зеркало и рассуждаем, каковы же мы. При этом мы чаще всего видим в себе, особенно в молодости, больше плюсов, чем минусов.
текущий – наш имидж на взгляд со стороны. Необходимо помнить, что непонимание и предубеждение формируют мнение о нас в не меньшей степени, чем наши реальные поступки;
желаемый – имидж, который мы стремимся себе создать;
корпоративный – имидж организации в целом, а не ее отдельных подразделений. Это и репутация организации, и ее успехи, и степень стабильности;
множественный – имидж, который образуется из ряда имиджей независимых структур. К хорошему имиджу стремятся, например, авиакомпании, использующие собственную символику, униформу и т. д.;
отрицательный – наш имидж, создаваемый оппонентом, соперником, противником.
При контекстуальном подходе имидж классифицируется по социальному контексту, в который вписана личность (имидж политика, имидж бизнесмена, имидж поп-звезды и т. п.).
Сопоставительный подход заключается в сравнении имиджевых характеристик, например, двух лидеров. Их можно сопоставлять по степени компетентности, интеллигентности, готовности к силовому решению и т. д.
Чаще всего выделяют идеальный, первичный и вторичный имиджи.
Идеальный имидж – усредненное представление людей о качествах желаемого лидера. Идеальный имидж никогда не может быть создан.
Первичный имидж – представление о конкретном человеке, личности, субъекте деятельности, сформированное по результатам первичного знакомства с ним.
Вторичный имидж – отражение в сознании электората компромисса между стремлением обрести лидера, образ которого зеркально повторяет идеал, и желанием избежать лидера, образ которого в наибольшей степени противоречит идеальному представлению. Вторичный имидж возникает только в процессе конкурентной борьбы. Сохраняя базовые черты первичного имиджа, он получает новые, так называемые «поверхностные» черты, обретенные в изменившейся обстановке.
Женская деловая одежда является одним из важнейших аспектов современного делового этикета.
Требования, предъявляемые к одежде деловой женщины, в принципе мало чем отличаются от требований, предъявляемых к одежде делового мужчины, однако деловой этикет в целом относится к женщине более снисходительно, позволяя ей во многом отходить от жестких мужских стандартов.
Отклонения касаются прежде всего цвета, и, хотя основной вид повседневной деловой одежды у женщины, как и мужчины костюм, гамма цветов этого костюма для женщины весьма обширна, в отличие от мужского, которому мы предписали крайне скупой выбор – серый и синий цвета, для торжественных случаев – черный.
Женский деловой костюм может быть практически любого цвета, но нельзя допускать ярких оттенков в деловой одежде, а также резких, контрастных сочетаний. Умеренность – вот уже упоминавшийся ранее принцип, который не следует нарушать в расцветках женского делового костюма.
Коль скоро мы заговорили о цвете, позволим себе напомнить о том, что гамма цветов, кроме традиционных.
• красный;
• синий;
• желтый;
• белый;
• черный;
• коричневый;
Итак, основной вид повседневной деловой одежды женщины – костюм, т. е. классический пиджак с английским воротником и на подкладке с английской же юбкой – также на подкладке. (Подкладка способствует тому, что юбка дольше сохраняет форму и меньше мнется.). Юбка прямая, с разрезом сзади; разрез не превышает 10 см по длине, а чтобы он не превращался в вырез, два полотнища ткани накладываются друг на друга и прострачиваются, не доходя до низа десять сантиметров; таким образом обеспечивается свобода шага.
Костюм может быть из гладкокрашеной ткани, из ткани в полоску (неяркую и неширокую), из ткани с фактурным рисунком.