Деловой этикет. Правила поведения, общения, дресс-кода - Вос Елена. Страница 29

Узнайте заранее численность, информированность и интересы аудитории. Не рекомендуется затрагивать слишком сложные или уже хорошо известные темы, внимание слушателей будет потеряно.

Разрабатывая структуру выступления, просчитайте время. Следует учитывать, что после 20 минут слушания внимание даже самой заинтересованной аудитории слабеет. Разбейте материал на части с элементами привлечения внимания через 15 минут. Это могут быть примеры из истории, практики, литературы или вопросы к аудитории.

Для зрительного закрепления информации используйте графики, рисунки, схемы, иллюстрации. Материалы могут быть заготовлены заранее или быстро наноситься на доску выступающим.

Старайтесь избегать стандартных клише: «В заключение хотелось бы отметить», «Итак, тема моего доклада», они делают речь скучной, предсказуемой, снижают интерес аудитории.

Заключительная часть речи предполагает подведение итогов. Рекомендуется кратко напомнить рассмотренные проблемы и повторить выводы. Последнюю фразу рекомендуется усилить эмоционально, тогда и вся речь вызовет одобрение и даже аплодисменты слушателей.

Поднявшись на подиум, трибуну или сцену, не начинайте говорить сразу. Спокойно разложите бумаги, настройтесь, попросите стакан воды, поправьте микрофон. Подобная пауза необходима, чтобы настроить и себя, и аудиторию на общение, привлечь внимание, дождаться тишины.

Во время паузы посмотрите в зал и окиньте взглядом всех присутствующих, всю аудиторию. В связи с тем, что первые ряды часто занимают наиболее заинтересованные люди, наладьте с ними зрительный контакт.

Во время речи следите за темпом и тембром голоса. Не допускайте некорректные слова и выражения.

Мимика выступающего создает дополнительное впечатление. Легкая дружеская улыбка вызывает расположение. Переход к новой теме или важному выражению можно дополнить медленным поворотом головы, изменением выражения лица.

Следите за положением рук, не вертите посторонние предметы, на закладывайте руки за спину и не скрещивайте руки на груди в защитной позиции.

Контролируйте свои жесты и движения; чесаться, подергивать галстук, обращать внимание на ногти, ежеминутно снимать и надевать очки или подносить руки к лицу не стоит.

Следите за осанкой, держите спину и голову прямо, иногда улыбайтесь. Не задирайте голову высоко, находясь на трибуне, – вы будете выглядеть высокомерно.

Если во время выступления вы передвигаетесь по сцене или подиуму, например, чтобы указать на экран или доску, делайте это спокойно и уверенно, не бегите, но и не затягивайте паузу. Свободно передвигаясь во время выступления, старайтесь приближаться к аудитории в момент, когда сообщаете нечто наиболее важное, этим вы продемонстрируете свою искренность, единение и убедите слушателей в своей правоте.

Речь может быть записана целиком или тезисно отражена на небольших карточках. Читать текст не рекомендуется, лучше произносить его по памяти, заглядывая в заметки, это помогает поддерживать контакт с залом. Следует также постоянно следить за вниманием слушателей.

Не надо теряться в случае непредвиденной заминки: падения листа бумаги, поломки микрофона, отсутствия нужного слайда. Допустимо попросить технические службы или секретаря помочь вам исправить техническую погрешность, а самому в это время продолжить выступление или сделать короткую паузу.

Если слушатели выражают одобрение аплодисментами, лучше дождаться их окончания, иначе начало следующей фразы не будет услышано. В случае, если публика недовольна и «захлопывает» выступающего, следует определиться с причинами и либо продолжить речь, либо прервать ее на короткое объяснение.

Президиум

Сидящим за столом президиума не следует забывать, что слушатели обращены к ним лицом и часто смотрят не только на оратора. Следите за мимикой, жестами и выражением эмоций. Не переговаривайтесь. Допустимо передать важную информацию с помощью записки. В этом случае лучше не передавать ее по ряду, а тихо подозвать секретаря. В ожидании ответа не торопитесь перегибаться к собеседнику через стол, его передадут.

За столом президиума не следует сутулиться и облокачиваться на стол. Располагаясь в кресле, не кладите ногу на ногу, не опирайтесь на подлокотники и спинку. Следите за осанкой в течение всего дня.

В президиуме также не полагается читать во время выступления оратора: слушая, допустимо повернуться немного в сторону трибуны.

Ко всем участникам президиума следует относиться с равным уважением, даже если кто-либо ниже вас по должности. Общение на «вы», по имени и отчеству.

Особое внимание следует уделить обуви: если стол президиума не прикрыт, то ноги окажутся на уровне глаз слушателей.

Рабочий стол

Рабочее место может многое рассказать о сотруднике, о его профессионализме и деловых качествах. Рабочий стол всегда должен быть аккуратным. Даже если хаос из бумаг призван подчеркнуть творческую натуру и хозяин легко ориентируется среди кучи папок. Располагая на столе предметы, стоит учитывать впечатление, которое они производят.

Важными деловыми атрибутами являются подставки для бумаг и письменный прибор. Подставки позволяют распределять текущие документы, что говорит об аккуратности исполнителя. Письменный прибор на столе руководителя может стать статусным предметом, если он изготовлен из дорогих материалов или гравирован.

Общее количество предметов на столе определяется рабочей необходимостью и размером стола. Не стоит загромождать пространство даже самыми дорогими атрибутами.

Недорогие авторучки и помятый блокнот вместо органайзера влияют на имидж сотрудника и компании в целом отрицательно. Руководителю не рекомендуется использовать ручки с логотипом собственной компании, для менеджеров и руководителей среднего звена допустим фирменный органайзер.

Корпоративный этикет часто запрещает предметы, не имеющие отношения к рабочему процессу: фотографии, игрушки и т. п. Символы, обереги и талисманы рекомендуется спрятать в ящике стола.

Фотографии детей или семьи допустимы не везде, выставлять более одной фотографии не стоит. Собственная фотография в рамке выдает эгоистичную натуру, полную самолюбования. Календари с портретами звезд эстрады не сочетаются с серьезным офисным стилем. Существует мнение, что портрет домашнего питомца говорит о проблемах в личной жизни.

Чрезмерный, идеальный порядок и чистый стол могут создать впечатление о хозяине стола как о человеке формальном, слишком строгом. Чтобы не отпугивать коллег, можно расположить на столе несколько папок.

Сломанные ручки, обрывки бумаги сразу отправляются в корзину, хранить их не стоит.

Деловые издания поддержат профессиональный имидж. Женские и мужские журналы и литература не сочетаются с рабочим стилем.

Если вы обедаете за офисным столом, еда и документы на одном столе несовместимы. Уберите документы в момент обеда или кофейной паузы. Для чашки лучше применять специальную подставку.

Используя собственные бокалы и кружки, выберите кружку с фирменной символикой или небольшую и непрозрачную кружку со строгим мотивом.

Старые документы принято хранить в архиве, но не на рабочем столе. Рамочки с дипломами и похвальными грамотами на стенах кабинета развешиваются после согласования c руководством или по его решению.

Цветные записки-стикеры на стене или дисплее компьютера не сочетаются с серьезным деловым стилем. Важную информацию следует записать в органайзере. Особенно осторожно следует относиться к конфиденциальной информации коллег и клиентов. Не приклеивайте к монитору личные номера телефонов.

Заставка на мониторе с изображением милых домашних питомцев, картинки религиозного или авангардного содержания, полуобнаженные дивы не сочетаются с деловым стилем.

На рабочем столе не стоит располагать: пепельницу, сумки, шляпки, косметику и парфюм, иконы и другие предметы религиозного культа. На полотне стола недопустимы картинки, кроме календаря.