Личная эффективность на 100%: Сбросить балласт, найти себя, достичь цели - Болдогоев Дмитрий. Страница 30

После того как мы рассмотрели сам алгоритм PS, остановимся на одном из самых важных его этапов – методах поиска решений.

Методы поиска альтернатив и решений

Сразу скажем, что встречаются две принципиально разные ситуации – когда время есть и когда времени нет. Начнем с более простого – время есть и можно использовать любые варианты поиска решений.

Аналитические методы поиска решений

SWOT-анализ

Много лет проводя тренинги, в которых используется этот метод, мы с удивлением убедились в том, что большинство людей, зная о SWOT-анализе, применяют его или в редких случаях (только в бизнес-планировании и маркетинге), либо неправильно и недостаточно. Не исключено, что и вы, зная об этом методе, не используете весь его ресурс.

Рассмотрим SWOT-анализ с двух точек зрения – как метод поиска решений по плану действий и как метод анализа, сравнения и выбора альтернатив.

Давайте вспомним структуру SWOT-анализа:

Сильные и слабые стороны предполагают достоинства и недостатки по отношению к конкретной ситуации, а возможности и угрозы – влияние внешней среды и развитие ситуации в будущем.

Рассмотрим SWOT-анализ как метод поиска решений и выбора альтернатив на достаточно типичном примере (от многих приходилось слышать, что, оказавшись в такой ситуации, они испытывали серьезные затруднения).

Представьте, что вам предстоит стать руководителем своих бывших коллег одного с вами уровня, с которыми вы работали бок о бок. Такой переход дается непросто: нередко новому руководителю не удается завоевать лидерские позиции. Мы рассмотрим SWOT-анализ конкретного человека и покажем, как в результате его применения было найдено несколько решений проблемы.

По результатам SWOT-анализа мы должны найти ответы на два основных вопроса. Именно они и будут ключом к решению задачи:

• какие сильные стороны и возможности можно использовать и активизировать;

• какие слабые стороны и угрозы можно нейтрализовать или минимизировать.

Итак, на нашем примере давайте поищем решения и создадим конкретный план действий.

Лучшая результативность в подразделении и высокий уровень профессионализма в продажах – позволяют продемонстрировать максимально и результативность, и профессионализм, а также оказать помощь коллегам, поделиться с ними наработками и опытом, что поможет вам оказаться в роли наставника, а ведь это «почти руководитель». Оказав помощь, вы покажете будущим подчиненным, что с вашим приходом на руководящую роль они смогут поднять результативность и уровень дохода и/или признания.

Харизма – ваша возможность создать атмосферу позитива, оказывать влияние. Вам стоит почитать книги или посетить тренинг по менеджменту, который позволит трансформировать харизматическое влияние в продажах в харизматичный стиль лидерства.

Поддержка вышестоящего руководителя – одна из возможностей, которую мы обозначили. Ее можно рассмотреть с двух точек зрения: можно попросить руководителя дать вам практические советы, выступить в роли наставника, дать рекомендации по взаимодействию с его бывшими, а вашими будущими подчиненными. Возможно, вы сможете взглянуть иначе на будущих подчиненных, так как до этого вы общались с ними совершенно в другой роли – не начальника, а коллеги. Второй аспект помощи, о котором стоит договориться, это хороший PR, который создаст вам руководитель, объявляя о назначении. Возможно, что он и сам собирался это сделать, но забыл.

Успех в профессиональной сфере, который увидят все, – постарайтесь спланировать и спрогнозировать свои первые действия в первые дни и недели после назначения. Ваш яркий персональный успех (если вы становитесь не освобожденным руководителем, а продолжаете работать на своем участке) или успех другого, достигнутый с вашей помощью, позволит быстрее завоевать авторитет, а также снимет вопросы типа «Почему именно его/ее назначили, чем он/она лучше меня?» со стороны новых подчиненных.

Теперь остановимся на слабых сторонах и угрозах.

Нет опыта и соответствующих навыков управления – нужен тренинг, общение с руководителем, самообразование. Лучше заранее научиться, чем в первые же дни допустить ошибки, которые тут же бросятся всем в глаза.

Склонность к дружеским отношениям и некоторому панибратству – продумать дистанцию в общении, избегая крайностей (теперь ко мне только на «вы» и по имени-отчеству, запись на прием и т. п.). Подготовьтесь и, как только назначение состоится, переговорите откровенно тет-а-тет с теми, с кем отношения скорее дружеские, нежели служебные. Договоритесь о некоторых правилах (не рассказываем всем о том, как вне работы мы вместе проводим время, соблюдаем корректность общения при других).

Появление неформального лидера – заранее подумайте о том, кто это может быть, постарайтесь собрать максимум информации об этом человеке, особенно о его или ее мотивах. Как только будет объявлено о вашем назначении, поговорите наедине с этим человеком. Ваша задача – либо предложить что-то, компенсирующее неформальному лидеру разочарование, что начальником назначили не его, либо сделать его своим неформальным замом, либо загрузить так, чтобы времени на деструктивное поведение не оставалось.

Неисполнение указаний подчиненными – помимо управленческих навыков, которые, как мы говорили, стоит приобрести до, а не после назначения, старайтесь по максимуму получить обратную связь от каждого подчиненного, чтобы прогнозировать их реакцию и отношение к поставленным задачам. Мотивируйте подчиненных, определите достаточное количество контрольных точек, чтобы вовремя понять, что работа не выполняется или выполняется не так, как надо. Старайтесь все важные задачи дублировать по электронной почте, чтобы избежать отговорок типа: «Я не так понял, не услышал, забыл».

Панибратство, отсутствие субординации – стоит сразу же оговорить правила взаимодействия со всеми теми, кто, по вашему мнению, склонен к такому поведению. Сделать это лучше наедине, подчеркнув свое особое внимание и доверие человеку.

Как видите, у нас уже получился примерный план действий. Теперь стоит его конкретизировать и рассчитать во времени.

Второй способ использования SWOT-анализа – это сравнение двух или нескольких уже имеющихся вариантов решения. Таким способом можно принимать решения в любой сфере, в том числе и совершенно далекой от работы. В этом случае вы просто анализируете каждую из альтернатив в формате SWOT, сравниваете количество и удельный вес позитивных и негативных его частей, отвечаете на вопрос о том, что из сильных сторон и возможностей можно усилить, а что из слабых сторон и угроз минимизировать (как мы это сделали в предыдущем примере), а затем уже принимаете решение, взвесив цену вопроса.

Анализ «Рыбья кость», или Диаграмма Исикавы

Это еще один метод аналитического поиска решений проблемы. Использовать «Рыбью кость» можно двумя методами – можно идти от проблемы или от ее решения.

Для начала давайте рассмотрим, как идти от проблемы. Итак, сама проблема – ваш ребенок постоянно опаздывает на уроки, за что достается и ему, и вам, когда вы приходите на родительское собрание. Головой рыбы в этом случае становится сама проблема – «опоздание на урок» (см. диаграмму ниже). Крупные кости рыбы показывают те основные факторы (возможно, в вашем случае они будут совершенно другими), которые реально могут привести к опозданию. От крупных костей отходят более мелкие – слагаемые крупных костей, т. е. те менее значимые факторы, которые определяют более существенные. Далее мы начинаем искать решения на уровне мелких костей: