Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня - Кюстенмахер Вернер Тики. Страница 5

В кабинете служебной квартиры пастора, наоборот, стоит причудливое сооружение, состоящее из письменного стола, компьютера и полок, заполненных книгами; это «художество» он с неохотой показывает посетителям. Однако он чувствует себя в поэтическом беспорядке своей (как он говорит) «берлоги» так же уютно, как и за впечатляющим «взлетным полем» в другом кабинете. Хорошо тем, у кого находится место и для одного, и для другого!

Допустим, у столяра в его мастерской на столе лежат отдельные бумаги: наброски чертежей, адреса клиентов, каталоги поставщиков и прочее. Основную часть своей работы он выполняет у верстака и других станков. Столяр очень бы огорчился, если бы все эти бумаги вдруг оказались на верстаке, ведь тогда бы ему было негде работать. Однако большинство служащих поступают именно так — они путают функции рабочего места и непосредственно рабочего стола.

Если вы выполняете свою основную работу у стола или за компьютером, то вы должны относиться к ним, как столяр к своему верстаку, где выполняется текущая работа. А рядом вы должны поставить еще один стол, где будут дожидаться своего часа новые задания.

Письменный стол можно поэтично назвать метафорой жизни, так как вы можете выполнять всю работу на нем как бы в трехмерном измерении. Примеры:

• то, что важно, лежит перед вами;

• слева находится то, что должно быть сделано во вторую очередь, а то, что уже сделано, перекладывается направо;

• по краям стола лежат бумаги, которые вам нравятся, которые, образно говоря, вдыхают жизнь в вашу работу, например, красивые каталоги с вашим хобби;

• на периферии стола, посередине, вы складываете объемные папки с делами, требующими много времени, — так сказать, горы, которым предстоит расти.

При этом письменный стол не является заменой систем быстрого упорядочивания (как, например, подвесная система карточек на «прищепках», позволяющая вам избежать нагромождения дел и бумажного хаоса). Он служит связующим звеном между вашим рабочим местом и тем, что на отдельных предприятиях принято называть подготовкой к рабочему процессу.

Ваш второй стол не должен быть большим. Смотря по обстоятельствам, можно также поставить нужные вам вещи на две-три полки. При особой тесноте можно использовать для этой цели подвесные настенные корзинки. Функции «стола жизни» распределяются двояким образом:

• технически: «стол жизни» помогает вам сохранять ваше рабочее место свободным и иметь перед собой один-единственный текущий проект — вспомните наш старый, часто повторявшийся Совет «как проще».

• психологически: «стол жизни» дает вам в прямом смысле возможность окинуть взглядом вашу работу. Из массы незаметных ранее деталей возникает вполне определенная картина. Стол, даже если он перегружен, имеет свои ограничения. Скажите себе: «Если я уберу стол, я выполню свою обязанность». Вы знаете, что нужно сделать, что более важно, а что — менее, и самое главное — знаете, что уже сделано. Пересматривая отдельные бумаги (некоторые имеют отношение к еще не законченным делам), вы получаете возможность по-новому расставить приоритеты в работе — хотя бы для проверки.

Как победить хаос

Вы не убираете свой письменный стол, ведь у вас так много дел! Но дел будет еще больше, так как из-за беспорядка работа пойдет медленнее и труднее. Как вырваться из этого заколдованного круга? Ниже мы дадим несколько рекомендаций для особо сложных случаев. Эти советы годятся как для решения проблемы под названием «хаос на рабочем столе», так и для наведения порядка в комнате или других захламленных местах.

Многие люди останавливаются на пути к порядку потому, что их представление о рабочем столе слишком идеализировано, а значит, преувеличено и представление о времени, которое может занять уборка. А ведь профессионалы приводят в порядок офисное помещение, не убиравшееся в течение двух лет, за один, максимум за два дня! Потому что, в конце концов, задача не в том, чтобы в кабинете «все блестело», а чтобы рабочее место было функциональным. А украсить и усовершенствовать его вы спокойно сможете и потом.

Итак, разбейте порочный круг! Дайте себе команду: «Стоп, машина!» Найдите в своем ежедневнике один свободный день и пометьте его буквой «У» (уборка), так, как если бы это была важная встреча или неотложный визит к врачу, отнимающий целый день. Начинайте ваш «уборочный день» с утра, причем как можно раньше: быстро позавтракайте, не расслабляйтесь за чтением газет, не делайте звонков, не просматривайте обычную и электронную почту — никаких отвлекающих моментов, прямо к делу! Исключите все, что может вам помешать, и включите автоответчик. Сегодня — тот самый, единственный день. Не расстраивайтесь, что дела сегодня останутся не сделаны. Думайте только о том, как замечательно будет смотреться ваше рабочее место завтра!

Если ваши письменный стол и полки завалены бумажками, дисками, книгами и коробочками, то вашим первым шагом будет рассортировать их. Разместите предметы по «классам»: CD и CD-ROM — в стол, книги — вертикально на полку, журналы — в стопку, коробки с дискетами и другие громоздкие вещи — лучше всего в какой-нибудь ящик, который будет храниться вне офиса. Ощущение хаоса резко уменьшится, вам откроется путь к настоящему порядку.

Начать уборку письменного стола зачастую потому так трудно, что в поле вашего зрения попадают и другие захламленные места («А ведь полка выглядит еще хуже, чем стол»). Идея «как проще» в этом случае такова: перейдите на другое место! Возьмите большую коробку и сложите туда все, что находится на письменном столе, оставьте только настольную лампу, телефон и компьютер. Уйдите в другую комнату и поставьте ящик, например, у застеленной кровати или, если вы в офисе, у стола в конференц-зале. И уже там, так сказать, в нейтральной обстановке, сортируйте вещи. Вы заметите, что там это будет удаваться легче, так как вы сможете лучше от всего абстрагироваться.

Вот то, что вам понадобится для наведения порядка: 1 кг невозмутимости, 5 стаканов выдержки, 3 полных столовых ложки честности, 500 г усердия, одна щепотка юмора, CD-плеер с вашей любимой музыкой, пачка больших конвертов, пустые папки-скоросшиватели с достаточным количеством «кармашков», подставки различного типа (для папок, журналов, карандашей и прочее), несмываемый маркер, точилка для карандашей, пылесос, ведро с водой, щетка и губка, полотенце, огромное ведро для мусора, еще более внушительный контейнер для ненужных бумаг, а также 5 больших коробок с надписями: «Грязная посуда», «Переработанные бумажные отходы», «Обратно в нужную комнату», «Обратно отправителю» и «Пустые папки, коробки, скоросшиватели».

Одним из психологических препятствий для наведения порядка является «копание» в собственном прошлом: вы отыскиваете неулаженные дела и позабытые обязательства. Уясните для себя, что вы и окружающий вас мир прошли за это время определенное развитие и прошлое уже не так важно, как вам кажется. Мы советуем следовать одному основному правилу: избавляйтесь от того, что было актуальным больше чем полгода назад, исключение составляют только важные, касающиеся делопроизводства бумаги (квитанции, счета, расписки). Но поверьте — в целом, дела полугодичной давности, которые «нужно уладить», не стоят крупицы вашего внимания.

При уборке читайте в журналах, самое большее, содержание — чтение как таковое запрещается! Храните журналы не целиком, а только самые нужные вырезки, собирая их в подвесной картотеке или в «кармашках» папок.

Отвлекают внимание также многочисленные визитные карточки. Большинство можно выкинуть, оставьте только самые необходимые. Их лучше всего наклеить на специальные карточки фирмы Rolodex и рассортировать по адресам в перекидной картотеке. Можно также купить небольшой ящичек для карточек с алфавитной разметкой. Производите сортировку таким образом, чтобы в случае необходимости вы легко нашли не только адрес вашего делового партнера, но и сведения о нем, его сайт в Интернете, электронный адрес и номер телефона.