Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня - Кюстенмахер Вернер Тики. Страница 7

Некоторые фирмы предлагают раздвижные конструкции, с помощью которых вы сможете на стене площадью 3 кв. м установить систему навесных деревянных полок общей площадью 5 кв. м (а на стене площадью 4 кв. м — систему площадью 6 кв. м. и так далее). Полки размещаются друг за другом в два ряда, причем первый ряд несколько выступает над вторым.

Такая расстановка разумна, но она является своего рода нирваной для рукописных и печатных документов — о том, что вы однажды задвинули во второй ряд, вы начисто забываете.

Совет «как проще». Если вы редко пользуетесь теми или иными «трудами», то некоторые тома вы можете разместить позади других. И если в один прекрасный день вам не удастся отыскать том Р-Я, то вы непременно вспомните, что он находится во втором ряду.

Используйте широкие дверцы шкафов для вывешивания на них листков с часто используемой информацией. Особенно подходят для этой цели металлические дверцы, на которых легко закреплять бумаги с помощью магнитов. Используя этот метод, следите за тем, чтобы вовремя удалять устаревшую информацию.

В офисных и кухонных шкафах на внутренней стороне, как правило, остается достаточно места для того, чтобы подвесить туда коробочки или ящички. В них вы сможете легко разместить маленькие вещицы. Внутренние стороны дверец могут также использоваться как «скрытая доска объявлений». Усвоив эту привычку, вы хорошо будете знать, за какой дверцей скрываются, скажем, план метро или карта страны.

Расписание движения транспорта вы можете разместить и иным способом — как, скажем, это заведено в немецком метрополитене, где карты движения поездов нарисованы на потолке вагонов. А небольшие повороты головы во время сидячей работы будут весьма полезной гимнастикой. Если специфика вашей работы предполагает частое использование, скажем, какого-нибудь просмотрового плана или карты мира — то устремляйте ваши взоры ввысь. Специальные клейкие ленты немецкой фирмы «Теза» и других фирм помогают прочно и без повреждений закреплять на потолке даже большие карты.

Большинство книжных стеллажей устроено таким образом, что между ними и полом имеется зазор высотой около б см. Удалив защитную дощечку, вы сможете без труда хранить там подручный материал вроде копировальной бумаги или бумаги для факса.

Покажите свою щедрость и передайте редко используемые папки с делами, журналы и тому подобное во всеобщее пользование, сложив их на узкий столик или полку перед входом в ваш кабинет. Таким образом, место в кабинете освободится, а заодно вы окажете любезность коллегам.

Как разоблачить врагов здоровья в офисе

Каждый пятый работник офиса страдает от окружающих его условий. Хроническая усталость, головные боли, затрудненное дыхание и раздражение слизистой оболочки глаз — вот наиболее распространенные признаки «офисной болезни». У вас тоже есть подобные симптомы? Тогда следует поискать виновников и обезвредить их.

Перед началом работы положите на свой стол термометр. Если температура будет ниже +19°С или выше +23°С, то значит, рано или поздно это отрицательно скажется на вашем здоровье. Проверьте, открываются ли окна, регулируется ли отопление. Добейтесь того, чтобы температура в офисе была +20... +22°С.

Лазерные принтеры, несмотря на то что они тихо работают и обеспечивают отличное качество печати, часто выделяют озон (что можно понять по стойкому сладковатому запаху), а это ведет к головным болям. Позаботьтесь о том, чтобы ваш лазерный принтер стоял подальше от людей либо вблизи открытой форточки. Струйные принтеры хотя и не испускают особого излучения, но своим жужжанием могут сильно действовать на нервы. Отсюда вывод на тему принтеров: чем дальше они от вас стоят, тем лучше. Рассматривайте необходимость пройтись к принтеру и обратно как фитнес-тренировку.

Для здоровья лучше всего, если монитор повернут к окну боковой частью. Если окно окажется у вас за спиной, то отражение на экране постоянно будет мешать вам. А если вы переводите глаза с окна перед вами на монитор, контраст вызовет глазные или головные боли. Вы должны периодически отводить глаза от экрана, чтобы давать им отдых. Даже неумелая машинистка, которая постоянно смотрит на клавиатуру, не так вредит своему здоровью, как человек, беспрерывно глядящий в компьютер.

Хитросплетения кабельных проводов за или под вашим рабочим столом не только не- привлекательно смотрятся, но могут также создавать вредные для человека электромагнитные поля. Распутайте (при выключенной оргтехнике) все провода и, аккуратно расправив их, скрепите параллельно друг с другом с помощью купленных в специальном магазине зажимов. Слишком длинные провода смотайте. Таким образом вам удастся снизить действие электронных полей до минимума.

Сияющие белизной или лаково-черные, то есть чрезмерно броские, крышки стола оказывают на человека нервирующее воздействие, даже если он не осознает этого. Если это относится и к вашему рабочему столу, то смягчите эффект, положив на стол бледную, матово-серую бумагу. Ни в коем случае не берите белую бумагу: помимо того что она имеет неподходящий цвет, вы не сможете удержаться от того, чтобы что-нибудь на ней не записывать, и все эти записи постоянно будут маячить у вас перед глазами.

 Организуйте себя

Недостаточная самоорганизация, отвлекающий момент в виде разговоров с коллегами или плохая дисциплина — существует немало факторов, препятствующих нормальному течению рабочего процесса. Только эффективный самоменеджмент и хорошая организация труда помогут избежать хаоса, и самое лучшее — это то, что им можно научиться. В данной главе мы расскажем вам, как руководить собой.

Как делать любую работу за 5 этапов

У вас чересчур большие нагрузки? Вас постоянно дергают? Слишком много дел? Тем более важно научиться делать все разумно! Вы тоже можете стать специалистом по упорядочиванию и контролю работы. Замечательный метод предлагает Дэвид Аллен, разделивший управление рабочим процессом на 5 этапов. Неудовлетворенность наступает, когда на одном из этих этапов мы совершаем типичные ошибки. Вы можете выявить собственные слабые места, прочитав программу «5 этапов», и с помощью наших советов избавиться от них.

Представьте себе: все, что вы должны сделать, находится в большой корзине. Если эта корзина опустеет, значит, вы все уладили. Чтобы не забыть что-нибудь важное, вы должны собрать все дела на 100%, не оставив лежать вне корзины ни одно дело. В действительности, вы часто имеете больше, чем одну «входящую» корзину: заказы приходят по электронной почте, чьи-то устные распоряжения вы записываете на листок, а отдельные дела вы наверняка пытаетесь удержать в памяти.

Наиболее распространенная ошибка. Многие пробуют с ходу рассортировать все требующие исполнения дела. Они сразу же стремятся отделить важное от неважного и создают много «входящих» корзин; в частности, открывают ящик стола, в котором исчезает все «не очень важное» (как правило, навсегда).

Как исправить ошибку. Принятие решения должно быть вашим вторым шагом. Пусть количество «корзин» будет ограниченным: сначала большая «входящая» корзина, затем другие: стена, на которой вы прикрепите все заказы; ящик, где будут лежать все нуждающиеся в ремонте предметы; папка в вашей почтовой программе, куда вы поместите все требующие ответа электронные сообщения. При этом важную роль играет девиз: «Ни один заказ без письменного учета!»