Настольная книга по консенсусу - Коллектив авторов. Страница 25

Каждому участнику собрания следует принимать участие в оценивании. Имейте в виду, что мнения могут быть разные и группе необязательно приходить к согласию в этом вопросе. Важно отметить, что было удачным, а также то, что прошло плохо. По возможности начните с позитивных оценок. Структура оценивания должна быть тщательно спланирована — как вы получите определённый тип информации? Разделите оценивание процесса и содержания собрания. Вот некоторые варианты:

Выскажитесь по кругу, в котором каждый резюмирует свои чувства, или попросите каждого написать комментарии на большом листе бумаги.

Попросите каждого назвать 2 или 3 сильных и слабых момента собрания.

Создайте опросник и раздайте его участникам для запол­нения.

Спросите: «Что вы вынесли из этого собрания?» Такой быстрый обзор может помочь людям заметить, чего достигла группа.

В начале собрания попросите людей написать свои надежды и опасения по поводу собрания на стикерах и наклейте их на стену. В конце попросите их снять те надежды, которые были оправданы, и опасения, которые были разрешены или оказались неоправданными.

Создайте список ожиданий, которые были собраны в начале собрания. В какой степени они были удовлетворены или изменены в течение собрания? Сделайте то же самое с целями.

Нарисуйте график на большом листе бумаги, который представляет собой собрание. Каждый участник карандашом, ручкой или мелком разного цвета рисует линию от одного конца к другому, ниже или выше центральной линии, в зависимости от того, насколько он доволен или как много он приобрёл на собрании.

VII. Устранение проблем, возникающих на собраниях

Как любой другой метод принятия решений, процесс консенсуса не всегда просто наладить. Тем не менее большинство проблем появляются скорее из-за недостатка опыта, или потому что не выполняются условия для достижения консенсуса, нежели из-за недостатков самого процесса консенсуса. Требуется время, чтобы отучиться от тех шаблонов поведения, которые нас приучили воспринимать как норму. Для устранения некоторых проблем, таких как неразрешённый конфликт или нездоровая расстановка сил, может потребоваться целый ряд действий на протяжении долгого времени. В главе 8 «Преодоление разрыва между теорией и практикой» вы найдёте некоторые советы, как это сделать.

Однако есть вещи, которые вы можете делать на собраниях как фасилитатор или участник, которые могут облегчить разрешение возникающих проблем. Например, представьте, что на ваших собраниях всё время говорит только небольшое число людей. Если вы хотите изменить эту ситуацию, вы можете начать с изучения того, как власть и ответственность распределены в группе в целом. Но если вы замечаете это на конкретном собрании, возможно, вы захотите заранее иметь некоторые приёмы, чтобы помочь другим наравне участвовать в собрании в краткосрочной перспективе. Эта глава поможет вам подобрать правильную тактику для разрешения проблем по мере их возникновения.

Даже если вы ищете только краткосрочное решение для собрания, важно добраться до самой сути лежащих в основе причин. Возможно, самое важное, что нужно сделать, — это потратить время на размышления о том, как идёт ваш процесс принятия решений путём консенсуса, поделиться своими соображениями друг с другом и постоянно искать пути к совершенствованию. Развивайте способности определять проблемы и их возможные причины. Используйте ваши наблюдения для содействия их разрешению. На самом деле типичных проблем не так много, но за ними стоит множество различных причин. То, как вы решаете проблему, должно определяться причинами, которые её вызвали. Спрашивайте не только: «Что случилось?», но и «Почему это случилось?» Чем больше доверия и понимания в группе, тем легче справиться с проблемами. Фасилитация может помочь, главным образом предоставляя инструменты предотвращения проблем и их креативного разрешения в случае, когда они возникают.

Ниже вы найдёте варианты решения наиболее распространённых проблем, которые возникают при достижении консенсуса на собрании.

Фасилитация проблемных ситуаций

Шаг 1: Внимательно слушайте, пытаясь определить, что стоит за проблемой.

Шаг 2: Выберите подходящий приём фасилитации для разрешения основного вопроса.

Шаг 3: Когда разберётесь с основным вопросом, проблема будет решена.

Наши собрания отнимают много времени, как можно их ускорить?

Принятие хорошего консенсусного решения может занять больше времени, чем голосование, особенно когда для группы это новая практика. Много времени может уйти на обдумывание идей до тех пор, пока все возражения не будут устранены, — на некоторые решения может понадобиться не одно собрание. Однако преимущество консенсуса состоит в том, что решения обычно более качественные и с большей вероятностью выдерживают испытание временем. Плохие решения, возможно, не отнимают много времени, но часто требуют пересмотра или не исполняются вообще. Решения, не имеющие полной поддержки всех участников группы, могут стать причиной взрыва негодования на дальнейших собраниях и создать конфликт, на разрешение которого потребуется время. Консенсус достигается быстрее с опытом, особенно в постоянных группах.

Сохранение времени при консенсусе

Убедитесь заранее, что у вас есть вся необходимая информация, которая вам понадобится на собрании. В идеале, каждый должен быть подготовлен к собранию. Если не хватает существенных деталей, определите, что нужно сделать, чтобы их получить к следующему собранию, и двигайтесь дальше.

Не каждое решение нуждается в участии всей группы. Доверьте рутинную работу рабочей группе (например, работу со СМИ или сбор средств).

Разделите собрание на несколько параллельных рабочих групп для решения нескольких вопросов одновременно. Каждая рабочая группа выдвигает набор предложений для обсуждения всей группой.

После комплексного обсуждения позвольте малой группе или даже паре людей отделиться и синтезировать названные идеи в несколько возможных решений, которые нужно обсудить всей группой.

Хорошая фасилитация: сконцентрируйте группу на обсуждении одного вопроса. Не давайте людям отклоняться от темы.

Ведите точный протокол собрания, чтобы избежать необходимости пересмотра решений.

Нехватка времени

Нехватка времени при принятии срочных решений приводит к стрессу для участников и желанию просто «покончить с этим». Не будьте одержимы желанием достигнуть консенсуса во что бы то ни стало: когда собрание длится долго, потому что решение «должно быть принято сегодня», многие люди устают и уходят, оставляя только самых стойких принимать решение за всех.

Будьте реалистичны насчёт повестки вашего собрания. Старайтесь обеспечить достаточно времени на то, чтобы адекватно рассмотреть все вопросы. Отложите менее важные решения или отведите на них меньше времени. Нужно ли продлить собрание или продолжить обсуждение в следующий раз? Возможно ли найти временное решение, которое будет пересмотрено, когда на это будет больше времени? Должна ли вся группа участвовать в принятии решения, или малая группа может отделиться для обсуждения (и решения) проблемы, позволив остальным разобраться с остальными вопросами повестки?

Критические ситуации: существуют способы принятия решений путём консенсуса за очень короткое время, но они требуют навыков и практики и предполагают, что группа уже потратила время на изучение мнений и потребностей своих членов (см. главу 5 «Быстрое принятие решений путём консенсуса»). В чрезвычайной ситуации ваша цель — принять наилучшее решение за то время, которое у вас есть. В некоторых случаях может быть целесообразным выбор временного лидера. Само собой, вы можете выбрать лидера и руководящие установки для решений заранее путём консенсуса.