Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня - Кюстенмахер Вернер Тики. Страница 8

«Могу ли я что-то здесь предпринять?» — вот вопрос, который вы задаете себе по поводу каждого неулаженного дела в вашей «входящей» корзине. Если ответ — «нет», вы можете смело о нем забыть. Если же ответ — «да», то решайте, сделаете ли вы это сами или передадите другим. Если вы решили уладить дело сами, то опять же надо решить: сейчас или позднее. Коронное правило: если какое-то дело должно быть выполнено в ближайшие 5 минут, это означает, что вы должны сделать его немедленно.

Наиболее распространенная ошибка. Вы теряетесь перед огромным объемом задач. На первый взгляд вам кажется, что дел, которые надо уладить за пять минут, хватит на целый рабочий день.

Как исправить ошибку. Расставьте приоритеты по-новому — не в том смысле, чтобы перетасовать неважные дела, а в том, чтобы выдвинуть на первый план действительно важные. Займитесь каким-нибудь делом, отнимающим много времени (лучше всего, неприятным для вас, давно отодвигаемым вами на задний план). Это поможет вам избавиться от чувства, что вы целый день возитесь с пустяками.

Для того чтобы уладить дела, требуется меньше сил, чем думает большинство людей. Но огромная энергия затрачивается на то, чтобы решить, с чего начать. Поэтому вопрос организации труда («за что взяться?») перед началом самого процесса оказывается таким важным и таким трудноразрешимым.

Наиболее распространенная ошибка. Многие помещают дела, которые частично улажены, снова во «входящую» корзину, чтобы не забыть о них. Из-за этого корзина «распухает».

Как исправить ошибку. Создайте отдельные проекты на основе дел, требующих поэтапного подхода. Отдайте каждому вашему проекту специальный «проектный лист» или включите его в какую-нибудь другую систему, например, разместите его в нескольких корзинах.

Теперь вы поделили ваши задачи на такие мелкие этапы, что можете выполнить каждый из них за вполне обозримый отрезок времени (скажем, до или после обеда).

Наиболее распространенная ошибка. Вы рады, что так прекрасно все организовали — и начисто забываете о главной задаче.

Как исправить ошибку. Держите ваши проектные листы или корзины постоянно на виду. Возьмите себе при этом за правило раз в неделю просматривать их. Если это войдет в привычку, вы станете гораздо свободнее внутренне, поскольку избавитесь от глупой мысли, что должны держать все в голове.

Наконец-то вы приступаете к работе!

Наиболее распространенная ошибка. В вашем ежедневнике накапливаются пункты, которые вы все дольше и дольше откладываете.

Как исправить ошибку. Назначьте для задач, которые рискуют быть отложенными, более сжатые сроки. Не записывайте в своем ежедневнике «Позвонить доктору Злову» — вы охотно перенесете это мероприятие, тем более, если оно вам неприятно, на более поздний срок. Запишите лучше: «9.30 утра: позвонить доктору Злову». Наметьте и для отдельных этапов вашего крупного проекта четкие сроки, когда существует опасность затянуть их выполнение. Например: «8.00 — 10.00 утра: написать 150 строк большого романа». Не улыбайтесь — даже великие писатели работали так, и, как известно, небезуспешно!

Как перестать отвлекаться от дел

Это было и остается Законом «как проще» — по меньшей мере, теоретически. На практике всегда что-то мешает его выполнению, ведь чем неприятнее задание, которое надо выполнить, тем легче вы отвлекаетесь. Здесь вам поможет Программа «как проще» — кстати, она также пригодится и ученикам, увиливающим от выполнения домашних заданий.

Если вам предстоит заняться необходимой, но тягостной для вас деятельностью, вы непременно убедите себя в том, что у вас есть другие, более важные и неотложные дела — и перейдете к ним. Для того чтобы этого избежать, вы должны понять, что «другие важные дела» — это простая отговорка. Назовите эти отвлекающие моменты своими именами и подстегните себя фразой вроде: «Я не позволю себе отвлечься». Другим людям, отрывающим вас от дела, вы тоже должны сказать: «Пожалуйста, не отвлекайте меня, я сейчас занят очень важным делом. Позднее я буду в вашем распоряжении».

Другие отвлекающие импульсы исходят не извне, а от вас самих: вам не терпится приготовить себе чашечку кофе, кому-нибудь позвонить, сыграть в компьютерную «стрелялку» или «залезть» в Интернет. В этом случае тоже помогает трюк с именами: дайте отвлекающим вас предметам какие-нибудь веселые названия и представьте их в виде забавных гномиков. Вы научитесь с юмором относиться к собственным слабостям: например, посмеетесь над Трясущимся Кофеманом-Помойное зерно, над Вздормелющей Телефонщицей фрау Горячая Трубка или над Нервно-кликающей Онлайн-собачкой Интер-Принтер. Вообразите себе такой символ и «победите» его с помощью какого-нибудь остроумного приема — заприте в ящик стола, опрокиньте, прицепите к монитору и тому подобное.

Иной раз вам будет казаться, что для этого потребуются невероятные, огромные усилия, тогда как ваши силы — совсем невелики. Но посмотрите на феномен принятия решения реально, и вы увидите, что решение обычно принимается за четверть минуты. То есть, если вы продержитесь всего 15 секунд, вы выиграете! Кроме того, действует правило: чем чаще вы побеждаете сомнения, тем слабее они становятся.

Прежде всего, не поддавайтесь отвлекающим моментам так легко. Рядом с вашим рабочим местом много посторонних вещей, и ваши мысли постоянно готовы разбежаться по самым различным поводам. Поэтому перед каждым важным делом следует убирать из поля зрения все ненужные предметы, чтобы обеспечить себе рабочую обстановку. Встаньте с места, сделайте глубокий вдох, расправьте плечи и начните мысленно новую главу. Часто помогает перемена места, так как за другим письменным столом, вдали от обычной обстановки, легче работается.

Как перестать быть козлом отпущения

Если же, несмотря на все усилия, на вашем письменном столе продолжают громоздиться кипы бумаг, то это говорит просто о нехватке времени. Заполненный до последней строчки ежедневник означает заваленный делами стол. Это происходит обычно с добродушными, чересчур «востребованными» людьми, которые считают своим долгом обо всем заботиться и в случае нехватки «рабочей силы» принимают ответственность на себя. Если поджимают сроки, если не до конца выполнена задача — они служат козлом отпущения. Все остальные могут полностью на них положиться: неважно, на работе или дома. Такая роль может приносить удовлетворение, но она же может сделать вас усталым, измотанным и нервным — если вы не будете знать меры. Если вы относитесь к данной категории людей, мы дадим вам пару советов, как изменить нежелательную ситуацию.

Следуйте правилу: никогда не делайте что-либо только потому, что так удобнее другим! Снимите с себя маску «сочувствующего». Спросите себя критически: «Что я делаю в частной жизни и на работе только из-за того, чтобы сделать другим приятное? Какие вещи, которые мне самому ничего не приносят, я делаю только по привычке?» Ваши коллеги, домашние и дети сами должны заботиться о том, чтобы четко исполнять свои обязанности. И чем скорее вы снимете с себя ненужную ответственность, тем скорее вы избавитесь от роли козла отпущения.

Пусть другие при этом кричат, жалуются, протестуют или даже угрожают вам. Выдержите этот напор и считайте подобные реакции явным доказательством того, что ситуация начинает выравниваться. Спокойно признайтесь самим себе и другим, что раньше вам иногда даже доставляло удовольствие то, что вас используют. Но теперь вы исчерпали себя. Вы даже можете не моргнув глазом сказать, что хотите передать другим прекрасное чувство — быть использованным...

После этого главное — удержаться на занятых позициях. Не дайте себя переубедить! Освободите себя от лишнего груза, критически пересмотрев то, чем вы занимаетесь: откажитесь от дел, которые не являются вашими. Возможно, вы давно уже исполняете обязанности, которые другие из личных интересов переложили на вас со словами лести, вроде: «у вас это получается гораздо лучше», «ваши протоколы — самые удачные» или «вы это так хорошо всегда делали».