Деловой этикет. Правила поведения, общения, дресс-кода - Вос Елена. Страница 23

Перебивать выступающего во время переговоров не принято, даже если вы не согласны с высказываемым мнением.

Задавать вопросы и комментировать выступление следует после его завершения.

Важно придерживаться вежливого общения, независимо от личных симпатий сторон. Нарушение норм делового общения только затруднит взаимопонимание.

Во время длительных переговоров объявляется перерыв на кофе. Данное время используется для обмена «неофициальными» мнениями, чтобы отдохнуть и разрядить обстановку. Опаздывать после перерыва нельзя.

При кратких переговорах чай или кофе могут быть поданы в процессе разговора, без объявления перерыва.

В случае встречи с иностранной делегацией каждой из сторон может потребоваться переводчик. По договоренности принимающая сторона обеспечивает синхронный перевод, однако каждая из сторон вправе пригласить своего переводчика. Переводчик располагается слева от главы делегации или за ним.

В случае выступления участников переговоров в большом зале или помещении необходимо позаботиться о звукоусилении. За столом микрофоны устанавливаются перед каждым из членов делегаций и перед выступающим с трибуны.

Дресс-код

«Встречая» нового партнера во внешнему виду, собеседник дает ему предварительную оценку, например как консерватора или инноватора. Учитывая важность первого впечатления, следует уделить одежде достойное внимание.

Дресс-код во время переговоров определяется рангом встречающихся лиц и официальностью встречи. В деловой сфере наиболее часто используется бизнес-стиль. В случае встречи с лицами более высокого ранга, важными деловыми партнерами или руководством необходимо выбрать стиль бизнес-бест. Важно, чтобы стиль и качество одежды отражали статус собеседников.

Если работа менеджера, топ-менеджера или сотрудника офиса предполагает ежедневные плановые переговоры и встречи, необходимо выглядеть соответствующе каждый день.

При работе с клиентами необходимо соблюдать принятый в компании дресс-код для поддержания имиджа фирмы.

Аккуратность является символом спокойствия и уверенности. Важно, чтобы обувь лиц, приехавших на переговоры, выглядела чистой даже в плохую погоду, иначе образ серьезного партнера пострадает.

В день переговоров и мужчинам, и женщинам следует отказаться от ярких деталей и аксессуаров в одежде, внешний вид не должен отвлекать от деловой беседы. Особенно осторожно следует отнестись к выбору парфюма, не стоит добавлять запах перед началом переговоров, а вот освежить помаду бизнес-леди не помешает.

В день важных переговоров одежда должна быть комфортной, это помогает обрести психологическую уверенность.

В случае серьезных официальных переговоров стиль одежды должен быть более строгим, чем повседневный. Если переговоры неформальные – может быть выбран более свободный стиль, благодаря более насыщенной цветовой гамме или современным материалам.

Место проведения

В зависимости от ранга встречающихся, темы обсуждения, состава группы переговоры могут проводиться в собственном офисе, представительстве партнера или на нейтральной территории. Наиболее часто выездные переговоры проводятся в конференц-зале. В ресторане или в гостинице устраиваются менее формальные встречи.

Приглашая делового партнера на переговоры на нейтральной территории, выберите место, расположенное ближе к офису партнера, а не своему. Приглашать следует в свой офис или на нейтральную территорию, предлагать встретиться у партнера – нетактично.

Важно, чтобы независимо от места проведения переговоров соблюдались конфиденциальность и удобство для обеих сторон.

Место переговоров должно быть приспособлено для нужного количества участников, которые должны хорошо слышать друг друга, например с помощью звукоусиливающей аппаратуры.

В случае переговоров с иностранными партнерами потребуется система перевода, наушники.

В зале или фойе должна быть организована подача кофе или чая, а также ланч или обед в случае длительной встречи. Расходы несет пригласившая сторона, делить траты пополам не полагается.

Психологически проведение разговора на территории партнера поможет больше узнать о нем. С другой стороны, пригласившая сторона сможет чувствовать себя более комфортно.

Подготовка

Подготовительная часть переговоров важна не менее, чем непосредственная встреча и сам разговор. Плохая организация ведет к осложнениям или даже срыву переговоров. Считается, что из общего затраченного на переговоры времени не менее 80 процентов должно быть уделено подготовительной части.

В процессе подготовки к переговорам определяются место и время встречи, состав и глава делегации.

Стороне, предлагающей провести переговоры, следует отдать право выбора времени и даты встречи приглашенной стороне. Подобный шаг не только поможет выразить уважение к партнеру, но и повысит шансы на согласие.

Психологически оптимальным считается время в первой половине дня или после обеда. Вечерние и утренние часы – не самое лучшее время для конструктивного диалога. Важную встречу лучше не назначать в период подготовки и сдачи финансовых отчетов или перед праздниками.

В зависимости от темы и сложности переговоров определяется необходимость привлечения сторонних экспертов и предварительных консультаций.

Каждая из делегаций осуществляет со своей стороны анализ ситуации, определяет возможные варианты решения обсуждаемой проблемы. Следует выделить как возможные, так и наилучший вариант решения вопроса.

Важно, чтобы все члены делегации придерживались единого мнения и не вступали в споры друг с другом в присутствии второй стороны. В связи с чем рекомендуется обсудить все вопросы среди членов делегации заранее.

Для более быстрого решения проблемы каждой из сторон рекомендуется подготовить возможные предложения, подтвержденные убедительными аргументами. Особое внимание следует уделить способам реализации вносимых предложений.

Необходимым этапом подготовки является предварительное оформление документов и материалов для обсуждения и возможного подписания.

Непосредственной организацией занимается принимающая сторона, она следит за наличием ручек, бумаги или блокнотов на столе.

В зависимости от уровня официальности беседы выбирается форма стола. Чем больше размер стола, тем значительнее психологическая дистанция между участниками переговоров, за таким столом не формируется единомыслие и участникам легче отказать друг другу.

Квадратный стол провоцирует на противостояние и часто вызывает оборонительные реакции; он больше подходит для кратких деловых встреч.

Круглый стол сокращает статусные различия между участниками, он подходит для неформальной беседы и предполагает равноправие. Стулья за круглым столом расставляются на равном расстоянии между участниками.

Чем ниже и меньше стол, тем менее формальна беседа. За низким журнальным столиком ведется неофициальная беседа.

Во время переговоров может использоваться стенограмма, цель которой фиксировать выступления и реплики сторон. Стенограмма каждой стороной ведется с соблюдением формального оформления документа.

Может быть также проведена магнитная запись выступлений и хода переговоров. Записывать разговор следует открыто, не пряча диктофон. Передача записи третьим лицам недопустима. Для передачи записи конфиденциальных или телефонных переговоров требуется письменное согласие выступающего лица.

Правила поведения

При ведении переговоров в офисе одного из участников референт, личный секретарь, помощник руководителя или лицо, занимающееся общей организацией переговоров, встречает гостей у входа. Гостей приглашают в комнату для переговоров, кабинет принимающего лица или в помещение для ожидания, пока секретарь сообщит об их прибытии.